Udbuddet, der omfatter rammeaftale 02.12 om kopi og print, indeholder i alt fire delaftaler: multifunktionsmaskiner, printere, produktionsmaskiner og betalingssystemer.
For at sikre den bedste konkurrence og lægge op til, at nøgleleverandører byder ind med deres skarpeste priser, er udbudsdesignet tilrettelagt sådan, at der tildeles et færre antal leverandører på den kommende aftale end tidligere. Der tildeles tre-fire leverandører for hver af de fire delaftaler.
Hos SKI ser man frem til at få en aftale i stand, der kan sikre gode indkøbsvilkår for kommuner, regioner, halvoffentlige og selvejende institutioner. Også staten kan i visse tilfælde anvende aftalen.
”Print- og kopiområdet er et stort udbud, og vi går bevidst efter at få en skarp aftale, der er økonomisk fordelagtig i hele maskinernes levetid. Det er altså ikke kun indkøbsprisen, som er i fokus, men også service, forbrugsstoffer og elforbrug. Vores mål er at sikre den offentlige sektor priser, der ligger godt under markedets prisniveau, og som kan give mærkbare besparelser i de offentlige kasser ”, siger adm. direktør i SKI, Signe Lynggaard Madsen.
Konkurrerer på grønne priser
I kopi og printudbuddet konkurrerer leverandørerne om at give det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra kriterierne TCO-pris, kvalitet og sortiment. Det betyder, at produkternes energieffektivitet kan blive udslagsgivende for, hvem der vinder udbuddet.
Udbudsdesignet er tilrettelagt sådan, at konkurrencen på selve rammeaftalen og i forhold til kundernes evt. senere miniudbud, sker ud fra leverandørernes tilbudte TCO-priser. Dvs., at prisevalueringerne ikke foretages blot på grundlag af anskaffelsesprisen, men på den samlede omkostning i hele maskinens levetid.
”Vi arbejder målrettet med, at energiforbrug og energieffektivitet er mindstekrav i alle SKI´s udbud, hvor det er relevant. På kopi og print området kan maskinernes energiforbrug udgøre en betragtelig meromkostning. Derfor indregnes energieffektiviteten i de tilbudte priser ud fra et totalomkostningsprincip i maskinernes fem-årige levetid”, siger Signe Lynggaard Madsen.
Udover TCO-priserne indregnes maskinernes bortskaffelsesomkostninger også i de tilbudte priser. Som mindstekrav skal de tilbudte produkter overholde kravene i Indkøbsvejledning 2011 fra Go` Energi (Center for Energibesparelser under Klima- og Energiministeriet).
Dialog med branchen
Udover SKI´s dialog med brugere i den offentlige sektor om deres behov og ønsker på kopi- og printområdet, har SKI også været i tæt dialog med IT-Branchen og potentielle leverandører op til udbuddet. Fokus har været på at optimere processen bedst muligt, eksempelvis har SKI lempet kravene væsentligt til information ved tilbudsafgivelse.
”Vi bestræber os på at gøre det så enkelt som muligt for virksomhederne at byde ind på SKI´s rammeaftaler. Det gør vi både for at sikre det bedste konkurrencefelt og for ikke at belaste leverandørernes ressourcer unødigt”, siger Signe Lynggaard Madsen.
Og netop dialogen med branchen har betydet, at udbuddet blevet forskudt i forhold til den oprindelige plan. Både leverandører og IT-Branchen ville gerne vide, hvor stor volumen, der kommer til at ligge på den forpligtende aftale, inden der gives tilbud på den generelle aftale. Dette betød, at SKI måtte justere tidsplanen.
”Vi glæder os over den gode og intensive dialog, der har været i forberedelsen af udbuddet med IT-Branchen, som repræsenterer over 500 medlemsvirksomheder. Vi har draget fælles nytte af denne dialog, og vi har medtaget de gode input i vores arbejde med kopi-print aftalen. Ligesom vi har lyttet til leverandørernes og IT-Branchens ønske om at kende den forpligtende volumen, inden de byder ind på den frivillige aftale, og har justeret tidsplanen derefter,” siger Signe Lynggaard Madsen.
SKI skal som en del af aftalen om kommunernes økonomi for 2012 gennemføre en række forpligtende indkøbsaftaler for kommuner. I forsommeren blev det besluttet, at kopi- og printområde skulle være blandt de første forpligtende aftaler, som skal være klar til brug før sommeren 2012. Den forpligtende aftale på kopi- og printområdet bliver udbudt senere på året.
Udbud 02.12 om kopi og print til det offentlige er det 18. udbud fra SKI i år, hvilket er det højeste antal nogensinde. I alt forventer SKI at igangsætte ca. 24 udbud i 2011.
