Sådan skaber vi en god udbudskultur: Ti anbefalinger for bedre udbud

Flere og flere kommuner sender velfærdsopgaver i udbud. Det gælder især inden for sundheds- og ældreområdet, hvor eksempelvis udbud af plejecentre er stigende og erfaringerne med hjemmepleje begynder at skabe velfungerende samarbejder. Kommunerne og ikke mindst kommunalpolitikerne skal have ros for denne positive udvikling.

Men der har været for mange uheldige sager, fx eksempler på dårligt forberedte udbud eller konkurser. Det er ærgerligt, når vi ved, at konkurrenceudsættelse virker. Det offentligt private samarbejde er meget mere end beslutningen om at sende en opgave i udbud og så spare nogle penge. Meget mere.

De kommuner, der stiller krav og tydeliggør forventninger får også de bedste tilbud. De samarbejder, hvor parterne anerkender hinandens udfordringer og ønsker, bliver også de stærkeste. Derfor anbefaler vi, at politikerne gør mere ud af at stille klare krav til formuleringer og udformning af udbud. De dårlige sager begynder som regel allerede inden udbuddet offentliggøres.

Virksomhederne har også et ansvar, og netop de ansvarlige virksomheder ønsker og efterlyser konstruktivt og professionelt samarbejde, for det begrænser risikoen for tab og øger muligheden for et rigtig godt samarbejde.

For at fremme en god udbudskultur fremlægger Dansk Erhverv herunder ti konkrete anbefalinger, som politikerne kan bruge næste gang, en opgave skal sendes i udbud.

#1 Gå i dialog med markedet

Det er en god idé at gå i dialog med markedet, allerede inden en opgave sendes i udbud. Det giver et bedre indblik i, hvilke muligheder og løsninger der findes.

Sørg for at invitere til dialogmøder med leverandører, inden udbudsmaterialet udarbejdes. Den viden og markedsindsigt, som dialogen giver, kan bruges til at kvalificere udbuddet og dermed også tilbuddene. Det fremmer samtidig den professionelle interesse fra solide virksomheder.

#2 Styrket konkurrence og sammenhæng gennem strategiske udbud
Et udbuds størrelse og indhold er afgørende for konkurrencen og i sidste ende udbyttet. Udbud af en enkelt opgave kan være så lille, at der ikke er tilstrækkelig volumen til, at solide og seriøse virksomheder finder det interessant at byde.

Få afklaret, om der er flere opgaver, der kan udbydes samlet. Det vil skabe en vis volumen, der sikrer en god business case for både kommunen og virksomhederne. Samtidig vil det resultere i en mere sammenhængende leverance til borgerne. Et alternativt til at øge antallet af opgaver kan være at gå sammen med andre offentlige aktører om at øge volumen i en konkret opgave.

#3 Tilbudsfristen skal passe til udbuddets omfang

Et stort udbud, der giver virksomhederne blot to uger til at sende tilbud, begynder skævt fra starten. Men på et frit marked er det udbyder, der sætter standarderne. Derfor er det en god ide at sætte opgavens omfang i forhold til den tid virksomhederne får til at fremsende deres tilbud.

Ved konkurrenceudsættelse af store opgaver som for eksempel drift af et plejecenter skal virksomhederne minimum have en tilbudsfrist på fire uger fra annonceringen. Driftsopgaver er omfattende arbejde for virksomhederne, der for eksempel skal afklare udviklingsopgaver, administration, vedligeholdelse, materialer, løbende drift og proces for en eventuel virksomhedsoverdragelse af medarbejdere, og som skal foretage bæredygtige økonomiske kalkulationer. Kommunalbestyrelsen kan forbedre vilkårene for en effektiv konkurrence markant ved at give virksomhederne mindst fire uger til tilbudsgivningen.

#4 Længere kontraktperioder sikrer stabilitet og effektivitet

En god business case for virksomheden er en forudsætning for et godt tilbud. Længere kontraktperioder giver virksomhederne mulighed for at optimere og effektivisere driften. Samtidig sikrer det stabilitet for både medarbejdere og borgere. Kontraktens længde skal selvfølgelig tilpasses den konkrete situation. Men i de fleste tilfælde vil det være passende med en 4-6 årig kontrakt, hvor der er mulighed for forlængelse.  

#5 Fokuser på kvalitet

Pris fylder ofte meget, når udbuddene vurderes. Men pris kan og bør ikke være det dominerende tildelingskriterie. Kvalitet skal i stigende grad prioriteres som konkurrenceparameter. Seriøse virksomheder vil gerne vurderes på både pris og kvalitet. Borgerne har et ønske om at få en ordentlig kvalitet.

Man bør derfor sikre, at der stilles klare kvalitetskrav i udbudsmaterialet, men også rum til at at virksomhederne kan konkurrere om nye løsninger både i tilbuddet men også i kontraktperioden. Man kan eksempelvis understrege kvalitetens betydning ved vægte kvalitet som tildelingskriterie med 60 procent i fremtidige udbud.

#6 Skab rammerne for en god virksomhedsoverdragelse

En god proces for virksomhedsoverdragelse tager hensyn til medarbejderne, og er iøvrigt afgørende for kvaliteten i det fremtidige samarbejde.

Skab en god proces ved allerede i udbudsmaterialet at tilkendegive vigtigheden af, at respektere medarbejderne. To forhold er her vigtige:

• Stil krav om, at virksomhederne udarbejder en plan for virksomhedsoverdragelsen.

• Skriv ind i udbudsmaterialet, at der skal afsættes mindst tre måneder fra kontrakten er underskrevet, til samarbejdet begynder.

#7 Fokusér på resultatkrav – ikke proceskrav

Fokuser på de resultater og effekter som udbuddet skal føre til. Definer få og klare mål for blandt andet kvalitet og lad dem være styrende. Undgå for detaljerede specifikationer som begrænser virksomhedens fleksibilitet i valg af udstyr, løsninger og drift.

Mere fokus på ønskede resultater og effekter åbner for nye og innovative løsninger, som måske ellers havde været udelukket.

#8 Stil krav til virksomhederne

Sæt klare forventninger til de virksomheder, der ønsker at blive leverandør til kommunen. Ved at stille klare krav til for eksempel virksomheders økonomiske soliditet, finansielle styrke eller sikkerhedsstillelser er kommunalbestyrelsen med til at forhindre fremtidige konkurser hos private leverandører.

En model kan være finansiel garanti, som bruges til, at en anden privat eller kommunen selv kan forestå driften i tilfælde af konkurs, indtil en ny permanent løsning er fundet. Ved borgernære ydelser, som ældrepleje, kan det også være en god ide at kræve, at den private leverandør udarbejder en køreplan til håndtering af en konkurs eller andre kritisk situationer. Husk altid, at kravene skal stå mål med udbuddets størrelse.

#9 Bed ikke om unødvendig dokumentation

Spørg kun om dokumentation og information, der er relevant for det konkrete udbud. Unødigvendige krav i forbindelse med udbud betyder ekstra omkostninger for både udbyder og virksomheder.

Gennemgå dokumentationskrav detaljeret, så der kan luges ud i det unødvendige. Spørg hvordan dokumentation bidrager til, at man kan træffe en velbegrundet beslutning, og om det er vigtig viden eller interessant indsigt. Spørg om dokumentationen rent faktisk bruges.

Er der for eksempel behov for straffeattest fra samtlige medarbejdere, herunder også den administrerende direktør, i en virksomhed i forbindelse med tilbudsgivning?

#10 Brug dialogbaseret udbud

Dialogbaseret udbud giver mulighed for at gå i dialog med potentielle leverandører og udfordre dem på det, som er vigtigt for opgaven.

Dialogen giver en fornemmelse af, hvad leverandørerne har at byde ind med på de områder, som man vægter højest.

God fornøjelse

Det vil alt sammen være med til at sikre bedre udbudsprocesser og dermed bedre tilbud til glæde for alle - både kommunen, virksomhederne og ikke mindst borgerne.