Business Intelligence: I ly af de store etiske diskussioner om datasikkerhed vokser den praktiske hverdagsanvendelse af det offentliges data med stor hast. Efter mange år, hvor offentligt ansatte følte de spildte tiden med at hælde data ind i deres fag- og dokumentationssystemer, får medarbejderne nu i stort omfang adgang til flere og flere data, der understøtter dem i deres daglige arbejde.
- Mange kommuner har allerede i dag et datawarehouse, hvor de kan trække data ud, men i praksis er det ofte uoverskueligt at identificere og få sammensat de rigtige rapporter. Derfor arbejder alle it-leverandører inklusiv EG, da også med bedre måder at udstille de mange værdifulde data, som fx kommuner og regioner ligger inde med, siger senior product manager, Jakob Bækgaard Riis, der arbejder med Business Intelligence inden for det offentlige. Og selv om de fleksible BI-løsninger er fremtiden, vil standardrapporten overleve mange år endnu.
- I EG arbejder vi p.t. med et koncept med datapakker, forklarer senior product manager Jakob Bækgaard Riis:
- Konkret betyder det, at vi støt og roligt er begyndt at trække data ud fra vores løn- og personaleadministrationssystemer og pakketere de mange forskellige data i standardrapporter.
Datanalytics er stadig i sin vorden
Standardrapportens fordele
Fordelen ved standardrapporterne er, at vi allerede har sammenstillet en lang række nøgletal, som de fleste har brug for, siger Jakob Bækgaard Riis.
I datapakken "Fast løn, tillæg og pension" kan man trække rapporter over medarbejderens lønsammensætning. Rapporterne er sammensat af stamoplysninger registreret på den enkelte medarbejder og udvalgte beregninger i aktuelle lønkroner – fx grundløn og pension.
- Baseret på kundens egne data kan vi fx trække rapporter med aktuelle lønkroner for seks forskellige perioder – dvs. indeværende måned, 3 måneder bagud og to måneder fremadrettet. Desuden opdateres datapakken dagligt, så hvis en medarbejder får lønforhøjelse i dag, så vil det fremgå af dataene/rapporten i morgen, forklarer Jakob Bækgaard Riis.
Et andet godt eksempel på, hvordan datapakker fungerer er datapakken Forbrug, fortæller Jakob Bækgaard Riis:
- Med datapakken "Forbrug" kan du trække rapporter over det aktuelle forbrug af lønkroner, lige fra kommunaldirektøren og til den enkelte medarbejder i hjemmeplejen, forklarer han.
- Vi kan altså lave rapporter på forbrugte kroner, samt forbrugte timer/enheder, som fx udbetalt overarbejde eller udbetalt befordring, og der er en meget fleksibel adgang til dataene. Du kan lave udtræk på mange forskellige kombinationsmuligheder, som fx regnskabs- og præstationsperiode kombineret med enten filtrering eller specifikation på kontonummer, afdeling, medarbejder og/eller lønart.
En gris med sminke er stadig en gris
Aldrig har det offentlige haft bedre dataadgang
Alt i alt mener Jakob Bækgaard derfor, at det for den offentlige leder i dag er lettere end nogensinde at få et aktuelt overblik over organisationens performance:
- Anvendelsesmulighederne er utallige. Den form for data er jo uvurderlige i hverdagen. Det gælder når forvaltningens topchef skal have det kølige overblik over økonomi og forbrug, men det ruster også afdelingschefens stilling, når han skal lønforhandle med medarbejderne og giver overlægen på sygehusafdelingen mere tid til at tilse patienterne frem for at lede efter tal om sygefravær og vikarbudget i sine regneark, mener Jakob Bækgaard Riis.
Standardrapporter er først og fremmest med til at sikre fælles fokus i organisationen, en fælles sandhed.Jakob Bækgaard Riis,senior product manager, EG
Fælles fokus
Sidst men ikke mindst danner standardrapporter et fælles beslutningsgrundlag:
- Naturligvis er målet altid totalt fleksible løsninger, hvor alle tal og data kan sammenstilles og visualiseres efter ønske. De løsninger findes og bliver hele tiden forbedret. Standardrapportens styrke ligger da også et helt andet sted. For standardrapporter er først og fremmest med til at sikre fælles fokus i organisationen, en fælles sandhed. Og så undgår man i øvrigt også usikkerhed og forvirring på grund af forkerte eller uens periodeafgrænsningerne mm.
Stort ønske om bedre brug af data
I forbindelse med implementeringen af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020 er der nedsat et stående udvalg, der skal skabe klare juridiske rammer for effektiv digital forvaltning.
Læs mere om det offentliges initiativer til bedre brug af data og hurtigere sagsbehandling på Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside.
Udvalget er nedsat i regi af Digitaliseringsstyrelsen og skal indsamle, screene og prioritere tværgående juridiske udfordringer ved digitalisering, der løbende identificeres ved analysearbejdet under strategiens øvrige initiativer og hos de offentlige myndigheder uden for strategiens initiativer.
