Udflytnings-case: Fra København til Hjørring

Statens Administration, der er en styrelse under Finansministeriet, er en af de arbejdspladser, hvor hele arbejdspladsen blev flyttet til en anden lokalitet i forbindelse med 2015-udmeldingen. 226 årsværk blev flyttet fra København til Hjørring i løbet af 2016 samt primo 2017.   Da flytningen var blevet meldt ud til medarbejderne, påbegyndte en intens proces i regi af Samarbejdsudvalget. I starten mødtes udvalget dagligt, så en gang om ugen, dernæst hver anden uge, og arbejdet havde ifølge HR-partneren samt næstformanden i HSU (Hovedsamarbejdsudvalget) en ”taskforce-lignende karakter”. Emner, som samarbejdsudvalget især brugte tid på at drøfte, var proces, håndtering af opgaveoverdragelse, outplacement og kommunikation. Flytningen af så stor en arbejdsplads tog selvfølgelig tid, og der blev derfor etableret et underudvalg til SU, da der begyndte at blive ansat  medarbejdere i Hjørring. Der blev udarbejdet et kommissorium, der beskrev underudvalgets kompetence i.f.t. det ordinære udvalg. Underudvalget gav systematisk input til SU-møderne i København i overgangsperioden frem til at direktøren skiftede adresse til Hjørring. Herefter blev underudvalget til et egentligt samarbejdsudvalg.   Det er organisationens erfaring, at den planlagte proces tilvejebragte fokuserede drøftelser og systematik i henholdsvis SU og underudvalg. Der var i de to udvalg helt naturligt et forskelligt fokus, og dette var muligt at håndtere i den etablerede proces. Der var meget få emner, der reelt havde fælles interesse for henholdsvis de medarbejdere, der var med til at etablere den nye arbejdsplads, og de medarbejdere, der valgte ikke at flytte med til Hjørring. De to udvalgs samarbejde blev dermed ikke så omfangsrigt som først forventet. Det er derfor en vigtig erfaring, at et kommissorium for et underudvalg til SU skal kunne rumme muligheder for at arbejdet i de respektive udvalg kan foregå, som det bedst giver mening lokalt.    Et råd til arbejdspladser, der står overfor en lignende proces, er derudover at facilitere hyppige drøftelser i SU-udvalget i forbindelse med såvel udmeldingen som i overgangsperioden, således at der skabes plads til at drøfte de mange spørgsmål, der opstår i en sådan situation.    Casen er taget fra Samarbejdssekretariatets folder: "Husk Samarbejdsudvalget når arbejdspladsen flytter". Det er de statslige parters fælles vejledning til din institution, hvis I skal flytte. Her kan du også læse sekretariatets fem gode råd i forbindelse med en flytning, Samarbejdsaftalens regler på området, samt yderligere to cases fra Landbrugsstyrelsen og Nævnenes hus, da de begge skulle flytte i 2015.    Husk også, at du/I kan få råd og vejledning hos Samarbejdssekretariatet. Dem finder du på dette link.