”En professionalisering og optimering af lønadministrationen med fokus på digitalisering af de ellers papirtunge arbejdsgange”, det var et af hovedformålene med udliciteringen af Greve Kommunes lønadministration og dele af personaleadministrationen tilbage i 2005, hvor KMD overtog opgaven fra kommunen. Godt syv år senere er tilfredsheden med samarbejdet så høj, at kommunen netop via Statens og Kommunernes Indkøbs Service (SKI) har fornyet aftalen med KMD.
- Vi har gennem de seneste år samlet en god del erfaringer med outsourcing af løn- og personalefunktionen. Ikke alt har selvfølgelig været lige nemt fra start, men vi har opnået, hvad vi ønskede. Vi har fastholdt en høj kvalitet i vores administration samtidig med, at vi blandt andet gennem digitalisering af området har indfriet, de effektiviseringer, vi gik efter. Det er selvfølgelig baggrunden for, at vi har valgt at fortsætte vores samarbejde med KMD, fortæller borgemester Hans Barlach.
Kommunens beregninger viser, at Greve har sparet yderligere cirka 1 mio. kr. om året i løbende udgifter på baggrund af udliciteringen. Også i forbindelse med den første udlicitering opnåede kommunen en effektiviseringsgevinst på 1 mio. kr. om året.
Det decentrale ansvar løftes
Greve Kommune havde fra start klare forventninger til opgaveflytningen. Det er også nødvendigt, hvis tiltaget skal blive en succes ifølge kommunen.
- Forudsætningen for en succesfuld outsourcing er klare og realistiske forventninger til, hvad man vil opnå, og hvordan det påvirker organisation og arbejdsgangene. En væsentlig pointe for os var at droppe de manuelle sagsgange og løfte mere ansvar ud til de decentrale enheder. Det har vi set som en naturlig udvikling i tråd med kommunens decentrale tilgang til økonomistyring, forklarer Allan Vendelbo, kommunaldirektør i Greve Kommune.
Allerede tidligt i processen udviklede KMD og Greve Kommune en fælles portal, der blev omdrejningspunkt i lønadministrationen. I praksis fungerer portalen som en digital blanketservice, hvor brugerne kan indberette direkte til KMD. De decentrale ledere kan også via portalen få et samlet digitalt overblik over eget personale.- Portalen har den fordel, at de decentrale brugere får et større indberetningsansvar men samtidig ikke behøver være eksperter i løn- og personaleadministration, forklarer KMD direktør Karen Nielsen.
Da den nye portal havde været i drift i et års tid, gennemførte Greve Kommune en tilfredshedsundersøgelse blandt brugerne. Her vurderede ca. 80 %, at arbejdsprocesserne fungerede rigtigt godt eller ret godt. Siden er portalen løbende blevet udviklet med udgangspunkt i både brugerønsker og nye behov.
Tilfredshed med samarbejdet
Både i Greve Kommune og hos KMD er man glade for samarbejdet, der blandt andet har fået betydning for den måde, man administrerer løn i andre kommuner.
- Samarbejdet med Greve Kommune har været af stor betydning for KMD’s voksende BPO forretning. Portalen bruges nu af en række af vores andre kommunale kunder, og på tværs af kunderne har vi kunne skabe et godt forum, hvor der udveksles erfaringer hinanden imellem og gives input til forbedringer hos os. Vidensudvekslingen og den konstruktive dialog i hverdagen oplever vi som særdeles berigende for alle parter, fortæller Karen Nielsen.
KMD’s BPO forretning udbyder Business Process Outsourcing (BPO) ydelser inden for de administrative processer, herunder løn- og personaleadministration. Forretningsområdet har både offentlige og private kunder, som blandt tæller Aarhus Kommune, Københavns Kommune, Carlsberg, Aalborg Portland og SEB.
