I Holstebro Kommune blev det første udbud gennemført efter et politisk ønske i 2000, hvor baggrunden for den kontraktstyringsmodel, som anvendes i dag, blev grundlagt.
Det har gennem årene været holdningen i Holstebro Kommune, at hvis man skal udbyde opgaverne på vej- og parkområdet skal det ske ved et samlet udbud og i få geografiske områder. Det er vores erfaring, at vi ved et samlet udbud sikre os, at større entreprenører med brede faglige kompetencer vil byde på opgaven. Dermed sikre vi os, at entreprenøren kan løfte opgaven med en høj kvalitet, så vi ikke selv skal bruge for meget tid på at kontrollerer om opgaverne udføres korrekt.
Med mange delentrepriser har man jo som kommune meget arbejde forbundet med at koordinere opgaverne og grænsefladerne mellem entreprenørerne, og denne opgave vil vi gerne være fri for i Holstebro. Vi synes det er mere spændende at bruge tiden på faglige drøftelser af den enkelte opgave samt udvikling.
Hele udbudsformen bygger på princippet om at etablere en samarbejdsmodel mellem kommunen og entreprenøren som i høj grad baserer sig på dialog frem for kontrol.
Vi vil gerne have en samarbejdsform der i høj grad bygger på tillid, for vi tror det er til gavn for begge parter. Derfor giver vi også entreprenøren stor metodefrihed og vide handlemuligheder i kontrakten til at løse de forskellige opgaver på den måde, som han selv finder det er mest fornuftig.
Samarbejdsformen i kontrakterne fastlægger de væsentligste forhold i det samspil, der i kontraktperioden skal foregå mellem kommunen, entreprenøren og brugerne. Dette samspil baseres i vid udstrækning på partnerskabsmodeller.
Samarbejdet er organiseret omkring en fælles styregruppe med deltagelse fra chefniveau fra begge parter. Gruppen mødes mindst 3 gange om året for bl.a. at drøfte omsætning af visionen til konkrete mål samt årsplanlægning. Styregruppen drøfter også eventuelle overordnede ændringer som f.eks. et krav om besparelser. Hvor et emne indenfor den seneste tid har været hvordan besparelser kan gennemføres, så det går mindst muligt ud over serviceniveauet overfor borgerne.
En af de store opgaver for styregruppen er udvikling. Hvordan kan vi være med til at skabe udvikling i kontrakten? Nogle af de udviklingsprojekter vi arbejder med lige nu er bekæmpelse af ukrudt på befæstede arealer og vedligeholdelse af grusveje. Når der arbejdes med et udviklingsprojekt er retningslinjerne, at opgaven som helhed ikke må blive dyre for kommunen, men vi kan godt deltage i løsninger, hvor vi i første omgang ikke sparre penge, men målet på sigt er at vi får en bedre ydelse og som minimum for den samme pris, men fra kommunens side vil vi naturligvis gerne kunne sparre penge på sigt.
Udover styregruppens møder bliver der mellem entreprenøren og Trafik og Park holdt driftsmøder en gang om måneden. I disse driftsmøder deltager Trafik og Parks bestillere og entreprenørens formænd. På driftsmøderne drøftes overordnede status for de enkelte fagområder, kvalitetsstyring og opfølgning i forhold til bonussystemet.
Driftsmøderne suppleres med møder indenfor de enkelte fagområder, hvor det kun er de medarbejdere der beskæftiger sig med det konkrete fagområde der deltager. Ved at dele møderne op i driftsmøder og faggruppemøder sikre vi, at driftsmøderne bliver kortere og koncentrerer sig alene om de emner der har interesse/relevans for alle. På faggruppemøderne kan de enkelte opgaver så drøftes mere deltaljeret.
Udover møderne udfører vi selvfølgelig også stikprøvekontrol og fælles kontrol med entreprenørerne. Men derudover kontrollerer vi meget lidt. Vi har i Trafik og Park ikke ressourcer til at køre rundt og kontrollere entreprenørerne, men vi reagerer selvfølgelig hvis vi får borgerhenvendelser om uhensigtsmæssige forhold.
Vi bygger vores samarbejde på tillid og stoler på, at entreprenøren udfører de opgaver der ligger i kontrakten på en tilfredsstillende måde.
I kontrakten er der netop også indlagt en bonus- og bodsordning. Bonusordningen giver entreprenøren mulighed for at opnå et par procent af årets samlede omsætning, hvis der optjenes tilstrækkeligt mange point. Baggrundsdata for pointtildeling opsamles på driftsmøderne, hvor begge parter udfylder et tilfredshedsskema. Bodsordningen går ud på, at hver fejl eller mangel koster 3000 kr. i straf, men udløses først ved 10 fejl. Der har endnu ikke været behov for at anvende bodsordningen oplyser Annette Vognbjerg.
Hele vores ide bag kontraktstyringsmodellen er åben og ærlig dialog. Vi tror på, at der kommer det bedste samarbejde ud af at være villig til både at give og tage lidt. Partneringsmodellen giver kommunen mulighed for at stille nogle udviklingskrav til entreprenøren, men den giver også kommunen mulighed for løbende at kunne forbedre og justere på opgaven, når der viser sig behov for det.
Vi vil gerne have en dygtig og kompetent entreprenør til at løse opgaven, og det kræver noget fleksibilitet også fra vores side. Derfor er vi også parate til at flytte lidt rundt på opgaverne, hvis der skulle blive behov for det. På den måde sikre vi, at entreprenøren kan drive en sund og god forretning, men også at han kan få den variation i opgaverne, som gør det lettere for ham at tiltrække og fastholde de gode medarbejdere, hvilket jo er til kommunens fordel.
Som opstart på en ny kontraktperiode holdes en workshop med deltagelse af nøglemedarbejder fra kommunen og entreprenøren. På en sådan workshop bliver den kommende kontraktperiodes samarbejdsform drøftet og aftalt. Samtidig bliver samarbejdets visioner og mål aftalt.
I en af de nuværende kontrakter har kommunen og entreprenøren følgende fælles vision for samarbejder
Det bedste offentlige-private samarbejde der virker og udvikler i en effektiv, stolt og involverende organisation.
Vi vil gerne at både entreprenørens og kommunens medarbejder er stolte af at være en del af samarbejdet, hvilket i sidste ende gerne skal være til gavn for vores borgere.
Faktaboks
- Nuværende kontrakt løber fra 1. april 2010 til 31. marts 2015
- Entreprenør på By-entreprisen er Kaj Bech A/S
- Entreprenør på Land-entreprisen er NCC Roads A/S
- Kontraktsum By-entreprisen 35.354.898 kr.
- Kontraktsum Land-entreprisen 5.971.424 kr.
- Vintertjeneste er kun i begrænset omfang med i entreprisen den øvrige del at udbudt særskilt.
