Ikke alle mails alla 'jeg er ikke lige på kontoret' bliver lavet lige godt. Det siger i hvert fald en jobekspert, der har afsløret, hvad du og ikke bør inkludere i dit automatiske svar.
Det skriver Mirror
Ifølge karriereekspert Charlotte Davies er det vigtigt at finde den rette balance, når det kommer til den information, du medtager.
På den ene side "er det værd at tænke lidt mere over din udefrakommende besked, så den er så nyttig som muligt for alle, der kontakter dig."
Men du ønsker heller ikke at "overbelaste med for meget information".
Så hvad skal skæres? Som du sikkert har gættet, står den dato, du vender tilbage fra din ferie, højt på listen over must-include. Det er dog ikke den eneste vigtige funktion.
Husk en slutdato
Først siger Charlotte, at det er vigtigt at dele den specifikke dato, hvor du er tilbage på kontoret.
Dette tip behøver naturligvis ikke meget forklaring.
Vi har alle oplevet frustrationen ved at vente på et e-mailsvar.
Så hjælp dine kolleger, kunder og kontakter ved tydeligt at dele datoen, hvor du skal tilbage på arbejde.
Du vil ikke blive overrasket over at høre, at du også bør inkludere en anden kontakt, hvis nogen skulle ønske at komme i kontakt med dit team angående en presserende sag.
"Projekter risikerer at blive forsinket, hvis folk ikke bliver peget i den rigtige retning, når det er nødvendigt. Sørg altid for, at eventuelle nøglekollegers detaljer er listet, og at du har afleveret opgaverne og relevante detaljer til dem, så de kan beholde ting bevæger sig, og du står ikke tilbage med et efterslæb af opgaver, når du vender tilbage," forklarede Charlotte.
Spørg dine kollegaer
Når det er sagt, rådede hun til, at du altid skulle bede om tilladelse fra dine kolleger først, før du deler deres kontaktoplysninger.
Når du har fået grønt lys til at udarbejde dit informative svar uden for kontoret, skal du sørge for at bruge en professionel tone.
Ikke overraskende vil 'Jeg er på kontoret og er ligeglad med din e-mail' ikke klarer den.
Så det er bedst at undgå uovervejede forsøg på humor, mener proffen.
"Stigningen i hybrid- og fjernarbejde har betydet, at instant messaging-apps har normaliseret uformelt sprog, men det bør ikke nødvendigvis udvides til, når du ikke er på kontoret. Husk, at potentielle kunder eller seniorledere fra din virksomhed kan forsøge at komme i kontakt med dig, mens du er væk, så det er bedst at holde dit sprog professionelt," advarede hun og tilføjer "Selvom der ikke er noget galt med at personliggøre dit budskab, kan inklusiv en vittighed give bagslag og ikke nødvendigvis imponere din chef, for ikke at nævne leverandører eller potentielle kunder."
Hvor mange er nok?
Du vil måske også overveje, hvor mange autosvar du laver, selvom Charlotte råder dig til kun at holde sig til ét.
"De fleste e-mail-udbydere giver dig mulighed for at vælge, hvor mange autosvar og udefrakommende beskeder, der deles med hver person. Den bedste tilgang er at sende én besked, når nogen inden for eller uden for din virksomhed har sendt dig en e-mail, og så ikke længere sende automatiske svar, hvis de tilfældigvis e-mailer igen, for at undgå rodede indbakker," forklarede hun.
Sidst men ikke mindst anbefalede eksperten at det er vigtigt at kommunikere med dine nøglekontakter, inden du forlader kontoret, så du ikke har nogen bekymringer midt på ferien.
Som en del af denne tilgang foreslog hun at udelade dit telefonnummer i dit e-mailsvar.
"Når projekterne er blevet afleveret ordentligt, så tag på ferie og fokuser på ting uden for arbejdet. Det er vigtigt for dit mentale helbred at holde pauser og træde væk fra dit job - du kommer tilbage med et nyt perspektiv og fornyet energi, så Føl dig ikke skyldig," sagde Charlotte
