Indimellem kan afstanden føles lang fra kommunens centrale indkøbsadministration og ud i de forskellige institutioner, hvor indkøbsaftalerne bliver anvendt. I Vejle Kommune har man besluttet at mindske afstanden ved at lade en indkøbsvejleder tage på turné rundt i institutionerne og drøfte, hvordan de bruger aftalerne, og hvilke udfordringer, de har.
OPS - Få overblik her
Michael Barny er den første indkøbsvejleder i Vejle Kommune. I første halvår 2015 har han haft fokus på skoler og daginstitutioner, og har besøgt 28 institutioner siden 1. januar 2015.
”Jeg kan mærke, at der er et stort behov” fortæller indkøbsvejleder Michael Barny. ”Ledelsen og medarbejderne er glade for, at jeg kommer, og bruger det som en lejlighed til at få kigget deres indkøb efter i sømmene. Samtidig får jeg en masse nyttig viden om, hvordan aftalerne fungerer i praksis, som vi i Indkøbsafdelingen kan bruge til at forbedre kontrakterne løbende”.
Godt på vej til at udnytte indkøbsaftaler optimalt
En analyse af brugen af indkøbsaftalerne på skoler og i daginstitutioner i Vejle Kommune viser, at der er stor fokus på at anvende aftalerne. Analysen viser, at aftalerne anvendes i 85 % af de tilfælde, hvor der eksisterer en indkøbsaftale.
”Vi er glade for, at vores indkøbsaftaler i så høj grad bliver brugt i Vejle Kommune” udtaler Jacob Saxeskov, chef for Indkøbsafdelingen i Vejle Kommune. ”Vi er godt på vej. Men vi vil jo gerne have, at tallet kommer endnu højere op. Vi har indtryk af, at det ofte er mindre udfordringer ude i institutionerne, der gør, at en aftale ikke bliver brugt. Derfor har det stor betydning, når Michael i sin rolle som indkøbsvejleder er i stand til at lytte sig frem til problemet, og komme med konkrete råd.”
Indkøb på få hænder og med faste rutiner
Én af de institutioner, der i særlig grad formår at tilpasse indkøbsaftalerne til kerneopgaven, er den aldersintegrerede institution Kirkebakken i Bredballe. Her viste analysen en aftaleanvendelse på 96 %.
Ifølge den daglige leder, Hanne Asferg Scheel, er en del af forklaringen på dette, at de har helt faste rutiner i forhold til indkøb. ”Alle vores ad hoc indkøb bliver drøftet med mig, og jeg tjekker så i kommunens indkøbssystem Rakat, om der er en indkøbsaftale på området. Mad, bleer og andre indkøb, som vi foretager med jævne mellemrum, bliver varetaget af få medarbejdere, så viden om indkøbsaftalerne ikke går tabt. De personer, der skal anvende aftalerne, har samtidig været på kursus i at bruge kommunens indkøbssystem. Kurset har gjort det lettere for medarbejderne at hente den relevante information og at foretage de indkøb der er mulige at foretage via systemet.”
Indkøbsvejlederens rolle er en konsekvens af, at Vejle Kommune i den senere tid har øget deres fokus på Contract Management. Her er formålet, at blive endnu bedre til at anvende aftalerne optimalt, og samarbejde med leverandørerne igennem hele aftaleperioden.
