Når offentlige overenskomster og aftaler om løn- og arbejdstid skal omsættes til en konkret vagtplan, er der meget på spil. Reglerne skal naturligvis overholdes, men vagtplanerne skal også fintunes, så arbejdet tilrettelægges mest optimalt. Holstebro Kommune satte sig derfor for at blive bedre til vagtplanlægning.
Vagtplanlægning er en kommunal nøgleopgave, der i hverdagen påvirker både den enkelte borger og den enkelte medarbejder.
For en god vagtplan skal naturligvis sikre, at der altid er det rette personale til at løse de aktuelle opgaver.
– Faktisk er 95-97 % af en leders budget bundet op på lønninger. Derfor er det paradoksalt, at man ofte bruger så lidt energi på at udvikle en optimal vagtplan, siger konsulent Kirsten Folke, EG.
Holstebro har fat om den gode vagtplan
I 2018 har Holstebro Kommune valgt at gøre en helt særlig indsats for at optimere arbejdet med vagtplanlægning på sine plejehjem, i hjemme- og sygeplejen samt socialafdelingen.
Siden april 2018 har kommunen gennemført ikke mindre end 19 workshops og 30 procesforløb for ca. 50 planlæggere, ledere og personalekonsulenter i kommunen.
Ideen med projektet er at sikre, at planlæggere, funktionsledere og kommunens personalekonsulenter opnår en fælles forståelse og kontekst, så arbejdstiden bliver planlagt så optimalt som muligt i en god vagtplan med fokus på de faglige ydelser, økonomien og medarbejdernes tilfredshed.
Projektet, der er gennemført fra april til august 2018, er blevet ledet af Kirsten Folke, EG:
– Projektet har fanget flere uhensigtsmæssigheder i vagtplanlægningen. Det handler fx om arbejdstidens fordeling over ugen, hvor der i vagtplanen har været for mange medarbejdere på arbejde tirsdag til torsdag og for få de øvrige dage. Dermed opstår der et øget behov for vikarer på de tyndt besatte dage ved sygdom. Ligeledes kan for mange vikarer i weekenden udfordre arbejdsmiljøet og i sidste ende løsningen af kerneopgaven.
Et andet eksempel er afholdelse af fridage og ferie. De skal indarbejdes i planen på en måde, så der ikke udløses ekstra udgifter, og så løsning af kerneopgaven tilgodeses.
Læs artikel: En digital kommune er afhængig af sit løn- og vagtplanssystem
Starter med den gode grundplan
Derfor har der i projektet været stort fokus på, at lederne skal tage ansvar for at udarbejde en såkaldt grundplan, der bedst kan beskrives som den mest optimale vagtplan med de forhåndenværende ressourcer uden tanke for ferie og sygdom.
Når en sådan grundplan også tager højde for de overenskomstregler og den afspadsering, som vagterne udløser, kan den nemlig være med til at sikre, at den vagtplan, som efterfølgende udarbejdes, sikrer at fagligheden vægtes højest, sikrer at medarbejderne arbejder de timer, som de får løn for, sikrer et jævnt fremmøde med en retfærdig fordeling af vagter, og ikke mindst sikrer, at alle love og regler overholdes.
– En vagtplan skal først og fremmest afspejle den nødvendige faglighed og dernæst individuelle ønsker, mener konsulent Kirsten Folke, EG.
Læs artikel: Business intelligence: Standardrapporten længe leve!
Fokus på grundplan ændrer praksis
Projektet har især skærpet opmærksomheden på, at ledelsen træder i karakter og tager ansvar for udarbejdelse af grundplanen. Den skal bygge på klare principper, som fx at alle medarbejdere skal have x nattevagter om året, så det ikke bliver få medarbejdere, der hænger på de vagter, der er mindst efterspurgte, eller at stærke medarbejdere ikke bare kan tale sig til lange weekender på bekostning af mere spagfærdige kolleger.
For Hans-Jørgen Niewald, der er centerleder for forsorgshjemmet Skovvang og botilbuddet Lillelund i Holstebro Kommune, har deltagelsen i projektet været en positiv oplevelse:
– Jeg har seks ”vagtplanlæggere”, der er alle er funktionsledere og derfor bruger deres tid på meget andet end at lægge vagtplaner for de 100 ansatte, som er i vagtplan.
– I processen har vi fået øje på værdien af principperne for at udarbejde gode grundplaner, og på sigt tror jeg også på en positiv økonomisk effekt af en mere bevidst forvaltning af vagtplaner, siger centerleder Hans-Jørgen Niewald.
– På den korte bane er samarbejdet mellem lønafdelingen og de decentrale vagtplanlæggere blevet tættere, og det er i sig selv en stor gevinst – og så er alle vagtplanlæggere blevet opdateret med viden om vores vagtplanssystem, siger centerleder Hans-Jørgen Niewald.
Læs artikel: Kombiner løn- og HR-data på tværs af organisationen
Få mere ud af hverdagen med en workshop om gevinstrealisering
- Indsigt og overblik over lønadministrative forretningsgange.
- Dokumentation af forretningsgange, således at vidensdeling og opfølgning kan tilgodeses.
- Identifikation af forbedringsmuligheder i forhold til best practice.
- Indsigt i tilgængelige it-løsninger, der kan understøtte forretningsgangen.
- Opgaveafklaring mellem centrale og decentrale aktører med mulighed for bedre betjening af decentrale afdelinger.
- Commitment fra medarbejdere til at ændre arbejdsgange.
- Bedre udnyttelse af ressourcer og større arbejdsglæde.
- Hint om, hvorvidt der kan effektiviseres yderligere med robotautomatisering.
Fra projekt til praksis
For direktør Helle Bro, Holstebro Kommune, har det været en øjenåbner, hvor afgørende vagtplanlægningen er:
– Ikke blot i forhold til at sikre bemanding, men i et langt større perspektiv med at sikre arbejdsmiljø, tilstedeværende faglighed, arbejdsfordeling medarbejdere imellem og økonomistyring, siger Helle Bro, der er direktør for Personale, Social, Sundhed og Arbejdsmarked
For Holstebro Kommune består opgaven nu i at fastholde den igangsatte proces også som dialogredskab i kontakten med medarbejderne.Helle Bro, der er direktør for Personale, Social, Sundhed og Arbejdsmarked
– For Holstebro Kommune består opgaven nu i at fastholde den igangsatte proces også som dialogredskab i kontakten med medarbejderne.
Næste step er, at centrale personalekonsulenter i samarbejde med de decentrale enheder sikrer et fortsat læringsrum, samtidig med at det allerede tillærte kommer til at leve i organisationen, slutter Helle Bro, direktør for Personale, Social, Sundhed og Arbejdsmarked i Holstebro Kommune.
Læs mere: Løn, økonomi og administration
Læs artikel: Bedre ressourcestyring i Region Hovedstaden skal optimere patientforløb
Læs mere: Få et effektivt og fleksibelt lønsystem
