Er offentlig digitalisering lig med flere, mere og billigere?

Digitalisering: Flere, mere, billigere? Flere borgere rammes af psykiske eller kognitive vanskeligheder. Hvordan gør vi det bedst, når kommunerne skal levere stadig mere til flere?

Hvordan får vi løst flere opgaver i det offentlige for de samme penge? Sådan spørger KL som optakt til Handicap- og Psykiatrikonferencen, der løber af stablen den 28. november i Aarhus.

Som divisionsdirektør i en teknologivirksomhed, der lever af at sælge løsninger til det offentlige, er det naturligvis fristende at svare, at digitaliseringen er løsningen på udfordringen. Så det vil jeg gøre!

Jeg vil dog også godt argumentere for og nuancere mit synspunkt ved at sige, at it og digitalisering er en naturlig del af løsningen, en driver for forandring, men at de nødvendige ændringer i den offentlige sektor skal komme indefra – støttet af politikerne.

Udfordringen er stor

Udfordringen, som KL peger på, er stor. Uanset hvordan man vender og drejer tallene, vokser omkostningerne til socialområdet år for år, ligesom borgernes forventninger til den offentlige service vokser. Vi bliver flere og flere danskere – dermed også flere med sociale udfordringer – og for at toppe udviklingen lever vi længere, mens arbejdsstyrken skrumper år for år.

Alt sammen gode argumenter for at innovere det offentlige, så det bliver muligt at anvende færre medarbejdere til at løse flere opgaver bedre for stadig flere borgere for de samme midler.

Et af håndgrebene har været det såkaldte omprioriteringsbidrag, der groft sagt betyder, at kommunerne i en årrække har været underlagt et sparekrav på 2 procent, hvoraf den ene procent så efterfølgende bliver tilbageført til kommunerne til nye indsatser.

I praksis betyder det, at rigtig mange ledere på det specialiserede socialområde oplever, at de hele tiden skal spare på vikarkontoen, ikke får råd til udflugter, har øget pres på nattevagten osv.

Se video: Digital transformation kræver mere dialog

Derfor er digitalisering en del af løsningen

Digitalisering er en del af løsningen. For der er masser af eksempler på, at smarte teknologier og gode fagsystemer kan gøre det meget lettere at løse de mange små og store opgaver i hverdagen.

Det gælder fx hele administrationsområdet, hvor medarbejdere i dag bruger timevis på at kopiere data fra det ene regneark til det andet eller indtaster de samme data igen og igen. En undersøgelse af 40 sociale tilbud fra KLK viser, at der er endog meget store forskelle på tidsforbruget på administrative opgaver, der på ugebasis kan variere fra 250 minutter til 30 minutter fra tilbud til tilbud.

Læs artikel: Rådmand: Nye teknologier rummer uanede muligheder
 

Tre eksempler fra praksis

Hvis det offentlige skal kunne gøre mere for færre penge, er vi nødt til at gøre det lettere for medarbejderne at udføre deres arbejde og automatisere, hvor det er muligt. I det følgende vil jeg gerne pege på tre eksempler fra den offentlige verden.

Se artiklen: God økonomi i digitalisering af helbredstillæg

Effektiv personaleadministration

Et godt eksempel på tid, der kan anvendes bedre, er fra lønkontoret i Aalborg Kommune, som i 2017 modtog 12.819 indberetninger om dagpengerefusion til ca. 3.800 personer. Indberetningerne blev modtaget på pdf og skulle bogføres og afstemmes manuelt. En banal, men tidskrævende arbejdsopgave.

Nu er opgaven overtaget af en softwarerobot, der udfører, hvad der svarer til 300 mandetimer om året – på få minutter. Desuden er kvaliteten af arbejdet med håndtering af indberetningerne øget, så antallet af fejl mindskes, og de medarbejdere, der tidligere sad med opgaven, kan nu fokusere på mere komplicerede opgaver, som kræver deres faglige kompetence

Se video: RPA-robot tager nordjyder med storm

Flere varme hænder

Mulighederne for at digitalisere med effekt gælder også inden for det specialiserede socialområde. På mange tilbud er det stadig praksis at dokumentere effekten af den sociale indsats i form af mange dagbogsnotater formuleret i prosa. Oplysninger, som de færreste efterfølgende kan eller skal bruge til noget.

FOA har fx i en analyse undersøgt tidsforbruget på dokumentation blandt sine medlemmer og konkluderer, at et medlem af FOA i gennemsnit bruger 38 minutter på at dokumentere og registrere i løbet af en typisk arbejdsdag.

Otte procent af medlemmerne mener samtidig, at der i høj grad er overflødig dokumentation og registrering i deres arbejde.

Her kan effektive dokumentationsstrategier og it-systemer, der understøtter de optimerede arbejdsgange, være med til at finde tid til flere varme hænder.

Hvis man fx bruger standardiserede metoder som Voksenudredningsmetoden og et effektmålingsværktøj, kan man erstatte en stor del af den overflødige information og unyttige viden til fordel for målrettet dokumentation af effekten af den sociale indsats.

Et almindeligt dagbogsnotat kan pludselig laves på et par minutter. Det går langt hurtigere at genfinde de vigtige oplysninger, og den tid, der bruges på at skrive de løbende statusrapporter fra tilbud til myndighed, kan reduceres med op til 80 %.

Læs artikel: Vi kan sagtens måle effekten af de sociale indsatser

Effektive selvbetjeningsløsninger

Et tredje eksempel er fra Roskilde Kommune, hvor man hver måned håndterer mellem 700 og 900 afregninger i forbindelse med ansøgninger om helbredstillæg. Hidtil har arbejdsgangen været tung og præget af mange manuelle processer, der blandt andet førte til pukler ved sygdom og lange sagsbehandlingstider.

Nu er arbejdsgangen digitaliseret, og kommunen har reduceret den gennemsnitlige sagsbehandlingstid fra 3-7 uger til 1-7 dage, ligesom de involverede medarbejdere bruger væsentligt kortere tid på arbejdet med helbredstillæg til fordel for andre kerneopgaver og ikke mindst til fordel for borgerne, der får en hurtigere afgørelse på, om de er berettiget til tillæg eller ej.

Så ja, digitalisering er en del af løsningen på udfordringen – en væsentlig del af løsningen.
 

Download gratis whitepaper: 10 digitale veje til mere effektive botilbud

Læs mere: Se vores tema om effektivisering