Bedre planlægning af aktiviteter og ressourcer på Region Hovedstadens sygehuse skal i de kommende år styrke samarbejdet mellem faggrupper og optimere den enkelte patients forløb.
Ny tilgang til arbejdstidstilrettelæggelse og personalestyring
Region Hovedstaden har netop indgået en kontrakt med EG Silkeborg Data A/S og Allocate Software som afslutning på et EU-udbud. Med udbuddet har regionen sikret sig en helt ny tilgang til arbejdstidstilrettelæggelse og personalestyring, der skal optimere den enkelte patients forløb.
Bliv redaktør for dit eget indhold
DenOffentlige bliver skabt sammen med dig, der tager medansvar for samfundets udvikling. Vi kalder os for et mediefællesskab og du kan være med. Bliv medlem af fællesskabet og vær med til at præge samfundets udvikling gennem debat, videndeling, cases og nyheder. Kontakt os for at høre mere.
- I Region Hovedstaden har vi haft særligt fokus på at forbedre mulighederne for planlægning i forhold til patientens forløb. Udbuddet omfatter derfor opgave- og aktivitetsstyring, vagtplanlægning, fleksibel og tværgående anvendelse af arbejdsstyrken, medarbejderselvbetjening samt avanceret adgang til bearbejdede data, siger direktør Martin Magelund Rasmussen, Region Hovedstaden.
Inddrager medarbejderne
Ud over at styrke planlægningen af det enkelte patientforløb vil løsningen inddrage medarbejderne langt mere i planlægningen:
- Løsningens selvbetjeningsportal giver den enkelte medarbejder en større indsigt i planlægningen, hvor det er tydeligt, hvem der skal på vagt og hvorfor, siger enhedschef Mette Keis Jepsen, Center for HR, Region Hovedstaden:
- I selvbetjeningsportalen får medarbejderne desuden mulighed for at komme med egne ønsker til vagter med et forbedret overblik over deres normtid, ferie, afspadsering m.m., ligesom det bliver lettere at indberette deres arbejdstider, siger Mette Keis Jepsen..
Bedre ressourceanvendelse er nøglen
Den nye, samlede vagtplanløsning optimerer brugen af de tilgængelige ressourcer på regionens sygehuse:
- Systemet giver bedre mulighed for at planlægge, så ressourcerne på hospitalerne anvendes bedst muligt. Det skal i sidste ende medvirke til at give mere tilfredse patienter, siger hospitalsdirektør på Amager og Hvidovre Hospital, Birgitte Rav Degenkolv.
Systemet vil også gavne medarbejdere og ledere på hospitalerne, påpeger direktøren:
- I systemet kan man planlægge bemandingen, så der tages hensyn til de forventede behov, patienterne har for behandling og pleje, samtidig med at der tages hensyn til personalets ønsker i forhold til vagtplanen.
EG/Samfundsdesign på DenOffentlige
EG er Skandinaviens førende it-servicevirksomhed med over 12.000 kunder.
Virksomheden er aktiv redaktør for eget indhold på DenOffentlige og driver hertil sine egne dialogplatforme på SamfundsDesign.dk og
TransformationTools.dk.
Der er desuden lagt vægt på at gøre systemet brugervenligt for personalet, så det er let at tilgå vagtplanerne og let at se, hvilke kollegaer man skal arbejde sammen med, hvem man kan bytte vagt med osv. Vagtplanen kan ses på mobiltelefonen, og registrering af vagter kan også foregå via telefonen.
Det vil give medarbejderne større fleksibilitet og bedre overblik.
Stort gevinstpotentiale
Tanken med den optimerede planlægning er at flytte regionen fra en traditionel og delvist ufokuseret, regelbaseret vagtplanlægning til en langt mere effektiv og patientdreven aktivitetsplanlægning baseret på livedata på de enkelte sygehuse og afdelinger.
Baseret på erfaringer fra kunder på globalt plan vurderes det, at regionen eksempelvis kan opnå:
- En betydelig reduktion i udgiften til afløsere som følge af en bedre brug af egne tilgængelige ressourcer, tidligere aftaler om afløsning, reduceret tidsforbrug og færre fejl i bestillinger.
- Reduktion af udbetalt overarbejde.
- Med systemet får vi mulighed for at arbejde aktivt hen mod aktivitetsbaseret planlægning. Det vil ændre filosofien om planlægning –udgangspunktet bliver patientforløbet, og potentialet for at planlægge medarbejderressourcerne bliver endnu bedre, siger direktør Martin Magelund, Region Hovedstaden.
- Nu ligger der et stort implementeringsarbejde foran os, så vi kan nå til det punkt, hvor vi kan høste fordelene ved den nye løsning. Det gælder ikke alene den tekniske, men også den organisatoriske implementering, for systemet alene kan ikke drive udviklingen. Det vil kræve et vedvarende og større ledelsesfokus end nu at opnå de ønskede gevinster, siger Martin Magelund Rasmussen.
Inspiration fra England
Et casestudy fra East and North Hertfordshire NHS Trust i England bekræfter, at bedre brug af ressourcerne kan optimere patientforløbene.
På hospitalet har man valgt at anvende EG Optima til tværgående planlægning af arbejdet for et særligt plejeteam, ENCT, for at imødegå de voksende udgifter til pleje af særlige højrisikopatienter med fx demens og delirium.
Via EG Optima kan planlæggeren lave aktivitetsplanlægning i tretimersblokke og sikre, at teamets ressourcer bliver fordelt på hospitalet, hvor der er størst behov for pleje af højrisikopatienter.
Teammedlemmerne kan via EG Optima hele tiden se deres opgaver og være på forkant med indsatsen.
De enkelte afdelinger kan samtidig se, hvornår teammedlemmerne kommer. Før man anvendte denne form for aktivitetsbaseret planlægning, ville et teammedlems vagt være målrettet en bestemt patient på en bestemt afdeling, når en patient var visiteret til et forhøjet plejebehov.
Fleksibiliteten sikrer, at sygeplejerskerne kan flyttes rundt på hospitalet, og teamet dækker nu flere områder med færre medarbejdere. Det særlige ENCT-team er et virtuelt og mobilt team uden en reel base. Men de holder pause sammen og har månedlige holdmøder for at understøtte samarbejdet.
- Siden introduktionen af holdet har sygehuset reduceret vikarudgifterne, forkortet indlæggelsestiden med cirka to dage pr. patient og opnået en højere standard for pleje af højrisikopatienterne, siger vagtkoordinator Emily Watts, East and North Hertfordshire NHS Trust.
Genvalg til leverandør efter EU-udbud
Region Hovedstaden udbød sin nuværende vagtplanløsning i et EU-Udbud, der altså gav genvalg til EG Silkeborg Data A/S. Genvalget skyldes ikke mindst, at EG er gået i samarbejde med engelske Allocate Software om en helt ny planlægningsløsning, EG Optima.
- EG Optima er en stor strategisk og nyskabende satsning for EG Silkeborg Data. Vi har sammen med Allocate Software udviklet en fremtidssikret tilgang til løn- og vagtplanlægning, der inddrager frontline-teknologi og funktionalitet. Løsningen er det mest avancerede på markedet lige nu, og det har derfor været vigtigt for os, at den også nu er accepteret på det danske marked, siger CEO Allan Jepsen, EG Silkeborg Data.
- Dernæst er vi naturligvis både glade for og ydmyge over, at vi har genvundet kontrakten med Region Hovedstaden, som – ud over at være den største region – også er en langvarig og strategisk vigtig samarbejdspartner for EG. Regionen har store ambitioner i forhold til at løfte indsatsen over for patienterne, og vi ser frem til at hjælpe med denne opgave i de kommende år, udtaler Allan Jepsen.
EG Optima-løsningen leveres i dag på globalt plan til godt 800 organisationer i 11 lande med hovedvægt på Storbritannien, Australien, Tyskland, Spanien og Sverige. Samlet set planlægges der for mere end 800.000 medarbejdere i EG Optima.
Region Hovedstaden tager det nye system i brug pr. 1. januar 2020. Aftalen er seksårig med mulighed for forlængelse i to år.
Om Region Hovedstaden
Region Hovedstaden er landets største region med ca. 43.500 ansatte. Regionen driver hospitaler og forskning, administrerer praksisområdet, driver handicaptilbud, løser opgaver inden for miljø og samarbejder med kommuner og erhvervsliv om udvikling af trafik, erhverv og uddannelse.
Om EG
EG er en skandinavisk teknologipartner med mere end 1.800 medarbejdere fordelt på 28 lokationer i Skandinavien og Polen. EG leverer digitaliseringsløsninger til mere end 12.500 offentlige og kommercielle kunder.
Løsningens bærende elementer
De bærende elementer i den samlede løsning omfatter:
- Mulighed for aktivitetsbaseret planlægning
- Mulighed for planlægning på tværs af faggrupper og enheder
- Mulighed for planlægning og styring på baggrund af kompetencer
- Øget medarbejderinvolvering i planlægningsopgaven gennem målrettet og brugervenlig medarbejderportal
- Bedre styring og overblik over kapacitet
- Fokus på intuitive og brugervenlige grænsesnit
- Øget gennemsigtighed og adgang til opdaterede data for alle brugergrupper
- Mulighed for automatisk vagtplanlægning på baggrund af regler, aftaler, kompetencer og medarbejderønsker
- Effektiv brug af data som grundlag for styring i den enkelte enhed og som ledelsesinformation til centrale beslutningstagere
- Fokus på åbne grænsesnit og potentialet i integrationer til øvrige special- eller kernesystemer.
