Vagt- og ressourceplaner: Hvis effektiviteten og kvaliteten i sundhedsvæsenet skal hæves, er man nødt til at se nærme på, hvordan vagt- og ressourceplanlægning foregår i dag. For bedre udnyttelse af de eksisterende ressourcer og kompetencer er alfa og omega, hvis ønsket om flere og mere effektive indsatser for færre penge skal lykkes.
Det mener konsulent Tobias Bøggild-Damkvist, Epikon, der har stor erfaring med effektivisering af sygehuse i Skandinavien.
Han har ledet indkøb og implementeringer af vagtplan- og ressourcestyringssystemer i både Norge og Danmark og gennemført en række markedsanalyser i hele Norden.
Læs mere fra EG
En af de største udfordringer for sundhedsvæsenet er at få de rigtige medarbejdere til at være på rette sted på det rigtige tidspunkt.
Statisk planlægning
I 2014 analyserede den norske Riksrevisjon 77 sygehusafdelinger i Norge og udgav rapporten Riksrevisjonens undersøkelse af av styring av pleieressursene i helseforetakene.
- På tværs af de 77 sygehusafdelinger tegnede der sig fx et klart mønster. De enkelte afdelinger havde statiske vagt- og ressourceplaner uanset behov, og koordineringen på tværs af faggrupper og afdelinger var stort set fraværende, forklarer Tobias Bøggild-Damkvist.
Undersøgelsen viser blandt andet, at:
- 3/4 har statiske vagtplaner for dag, aften og nat.
- 2/3 har statiske planer hen over ugen, selvom patientaktiviteten varierer systematisk.
- 3/5 har kun begrænset koordinering mellem sygeplejersker, læger og andre faggrupper.
- Afdelinger med høj produktivitet (1/3) har en formel koordinering med andre enheder.
- 1/3 af afdelingerne anvender ikke patientdata i forbindelse med vagt- og ressourceplanlægningen.
- Ressourcerne til en bedre patientbehandling findes altså ofte i systemet, men for mange medarbejdere er på arbejde på det forkerte tidspunkt eller på et tidspunkt, hvor kolleger, som er nødvendige, for at de kan løse deres opgaver, ikke er til stede, mener Tobias Bøggild-Damkvist.
Dansk analyse med samme fokus
Året efter – i 2015 – udgav den danske Rigsrevision deres analyse: Beretning til Statsrevisorerne om hospitalernes brug af personaleresurser.
Rigsrevisionen pegede på en række områder, hvor regionerne med fordel kunne forbedre sig, fx:
- Mere effektiv og gennemsigtig arbejdstidstilrettelæggelse
- Bedre planlægning og styring af og opfølgning på aktiviteter og ressourceanvendelse
- Mere systematisk anvendelse af overenskomsten
- Øget professionalisering af ressourceplanlægning
- Styrket ledelsesinformation og strategisk styring.
Danske Regioner igangsatte derfor på baggrund af Rigsrevisionens beretning et projekt om optimal anvendelse af personaleressourcer på hospitalerne.
Formålet med projektet var at understøtte en bedre anvendelse af personaleressourcer ved at tilvejebringe viden og værktøjer, som kan bidrage til:
- Mere effektiv og gennemsigtig arbejdstidstilrettelæggelse
- Bedre planlægning og styring af og opfølgning på aktiviteter og ressourceanvendelse
- Mere systematisk anvendelse af overenskomsten
- Øget professionalisering af vagtplanlægning
- Styrket ledelsesinformation og strategisk styring
- Skærpet fokus på omkostningsminimering
Samme udfordring som i Norge
Et af resultaterne blev et mindre, men til gengæld mere grundigt studie af syv danske sygehusafdelinger for Danske Regioner: Optimal udnyttelse af personaleressourcer på hospitaler.
Analysen tyder på, at de danske sygehuse langt hen ad vejen står med samme udfordringer som de norske.
- Grundlæggende var det indtrykket, at der alle steder var en betydelig grad af budgetdisciplin og ledelsesfokus på budgetoverholdelse. Det var heller ikke de gældende overenskomster, der forhindrede mulighederne for at optimere anvendelsen af personaleressourcerne.
Derimod blev der observeret en stærk faglighed i personaleplanlægningen inden for hver enkelt faggruppe, men planlægningen var i mindre grad koordineret på tværs af faggrupperne, siger Tobias Bøggild-Damkvist:
- Der var altså stort fokus på kvaliteten af de kliniske indsatser, som præger behovsvurdering og planlægning af personaleanvendelsen, men det blev ikke afspejlet direkte i det faktiske vagtplanlægningsarbejde, siger Tobias Bøggild-Damkvist.
Undersøgelsen viste dog også, at der er en gryende accept af og fokus på, at styring og planlægning kan og skal tage højde for de individuelle kompetencer – også inden for den enkelte faggruppe:
- I dag er det dog stadig i vidt omfang op til hvert enkelt hospital og i sidste ende op til hvert enkelt afsnit, hvordan og med hvilke redskaber der skal arbejdstidstilrettelægges, forklarer Tobias Bøggild-Damkvist:
- Det regionale vagtplansystem anvendes kun konsekvent til lønindberetning, og hver afdeling "opfinder" selv sine egne metoder til arbejdstidstilrettelæggelse, og feltet er præget af en meget stor variation.
Fremtidens arbejdstilrettelæggelse i sundhedssektoren
Derfor mener Tobias Bøggild-Damkvist, at man blandt andet er nødt til at se mere på mulighederne for en bedre digital understøttelse af arbejdet med vagt- og ressourceplaner og dermed styrke arbejdet med arbejdstidstilrettelæggelse og personalestyring.
- Bemanding af de enkelte vagter bør være baseret på de konkrete patientaktiviteter i stedet for en tradition for tilstedeværelse og ønsker fra medarbejderne. Vagt- og ressourceplanlægningen skal være transparent og koordineret på tværs af organisationen, siger Tobias Bøggild-Damkvist.
Han mener, at løsningerne findes derude, men at arbejdet med arbejdstidstilrettelæggelse på sygehusene er påvirket af en række modsatrettede faktorer:
- Vi ser en ny generation af langt mere modne it-løsninger, der kan understøtte de mere ambitiøse organisationer. Men vi ser også en tendens til, at selve kompleksiteten i organiseringen af arbejdet og traditionerne på det enkelte sygehus bremser implementeringen af de nye løsninger.
Alt imens kalder problemer med rekruttering på løsningerne her og nu, mens nye teknologiske muligheder og brugernes forventninger stiller krav om, at de eksisterende løsninger hele tiden innoveres endnu mere, så de fx kan levere mobilunderstøttelse og en højere grad af brugerinvolvering, siger han og tilføjer, at udviklingen dog går stærkt og i den rigtige retning.
- Jeg synes især, der sker en voldsom teknologisk udvikling, hvor man i meget høj grad får fokus på fraværs- og aftalestyring, opgave- og aktivitetsstyring, medarbejdernes tid og tilstedeværelse samt inddragelsen af moderne teknik, der understøtter mobile løsninger og anvendelsen af big data i sundhedsvæsenet.
- Men det er også på høje tid, mener Tobias Bøggild-Damkvist, Epikon:
- Hver gang der mangler en læge eller en narkosesygeplejerske på operationsstuen, koster det samfundet tusindvis af kroner til genindkaldelse af patienterne – for slet ikke at tale om de gener, det påfører patienterne.
Med en bedre vagt- og ressourceplanlægning kan vi minimere usammenhængende vagtplaner og sikre en større effektivitet i sundhedsvæsenet. Den udvikling vil øge patientfokus og på sigt give mulighed for at have patientens forløb som udgangspunkt for planlægningen.
Så det er ikke et spørgsmål om, hvorvidt det er rigtigt at arbejde med Workflow Management og digitaliserede vagt- og ressourceplaner i sundhedsvæsenet. Det er et spørgsmål om, hvor hurtigt det kan blive implementeret.
Læs også whitepaper om "Udviklingstendenser og muligheder inden for vagtplansystemer".
