Samskabelse, cerutter og kaniner

Samskabelse kræver synlig, anerkendende og fleksibel ledelse

I køkkenet i den gamle bondegård har Povl sat sig ved køkkenbordet. De sidste mange år har han passet sine marker ved landsbyen Vester Hæsinge på Fyn. Men for ikke så længe siden fik han nye naboer. 40 børn og voksne er rykket ind og har omdannet den nedlagte nabogård til børnehave.  Nu har Povl beseglet det nye naboskab med et kaninbur og et par kaniner, som børnene kan lege med.

Povl tager en slurk af den kaffe, som institutionens leder lige har skænket. Udenfor er en stor gruppe børn næsten ved at falde over hinanden af bare iver for at hilse på deres nye pelsede legekammerater. Lederen takker ham igen for hans frivillige indsats og donation. Povl finder sin cerut frem fra lommen: Ingen kaffepause uden røg. Inden døre i ly for vind og vejr - i børnehavens køkken, vel at mærke. Sådan har det altid været for den gamle landmand. Ingen regn i cerutten.

Ledelsesudfordringer ved samskabelse

Beretningen om Povl er hentet fra det virkelige liv og illustrerer meget præcist nogle af de udfordringer, nutidens ledere står overfor, når de inviterer forældre og lokalsamfund indenfor til at ’være børnehave’:

Hvordan finder man som leder balancen mellem at være inkluderende, imødekommende og at anerkende den frivillige indsats der lægges, og samtidig stå fast på institutionens regler og procedurer? Hvordan giver man plads til borgernes og forældrenes ideer og påfund, når man i sidste ende selv har ansvaret? Hvilken omstillingsparathed og hvilket ledelsesrum kræver det? Og hvad gør det i det hele taget ved ledelses-rollen at invitere borgerne til at være med til at skabe institutionen?

Det er nogle af de spørgsmål der opstår i Strategihusets samarbejde med daginstitutioner i Glostrup, Faaborg om at skabe øget borger- og forældredeltagelse.

Så her er nogle er de erfaringer, vi foreløbigt har gjort os om, hvad samskabelse og borgerdeltagelse stiller af krav til offentlige ledere.

Erfaring 1: Samskabelse kræver åbenhed for nye løsninger

En af de største forskelle i ledelsen af frivillige borgere og forældre i forhold til medarbejdere er, at lederen ikke kan sige ’det skal du’.  Frivillighed er drevet af lyst og motivation. Meget sjældent af bekymringen for negative sanktioner.

For lederen betyder det, at der først og fremmest skal ledes med udgangspunkt i det, der motiverer og skaber engagement. Ikke med udgangspunkt i det, som den frivillige skal, bør eller ikke må. For mange mennesker er motivation og engagement både forbundet med et ønske om at ’gøre godt’ og at se ideer, som vi enten selv har skabt eller udviklet i samarbejde med andre, blive til virkelighed.

Vil lederen skabe motivation, lyst og engagement, er det derfor vigtigt at lederen giver plads til at forældre og andre borgere er med til at definere, hvad der skal skabes, hvorfor det giver mening at skabe netop det, og hvordan det skal gøres.

At skabe velfærd sammen med borgeren kræver med andre ord, at lederen fastholder fokus på det overordnede mål og hensyn til sikkerhed og tryghed, men giver plads til en vis portion ’metodefrihed’ til sine frivillige borgere og forældre til at definere, hvordan målet skal nås.

Det er afgørende for engagementet, at den frivillige har ejerskab til både mål og aktiviteter. Og graden af engagement er central for at få succes. Lederen skal derfor være åben for nye og andre måder at nå det overordnede mål på, som måske ikke var den løsning, hun selv havde valgt – alene fordi et af delmålene er at engagere folk.

Det har så samtidig den konsekvens, at politikere og embedsfolk, der har lyst til at mene alt for meget om, hvordan ting skal ske, bør holde en lille smule igen. Lederen skal på sin side have manøvrerum til at skabe åbenhed og rum for andre.

I børnehaven på Fyn var målet var at skabe en børnehave, hvor børnene kunne lære om og tage aktivt del i det at passe og omgås dyr. Ingen havde tænkt kaniner ind i det projekt. Vel at mærke før Povl dukkede op med sine 2, og planen skulle justeres. Og så kom cerutten.

Erfaring 2: Samskabelse kræver positiv kommunikation om forventninger

Ledelse har altid handlet om kommunikation. Jo bedre en leder er til at kommunikere, hvad der skal ske, hvorfor det skal ske, og hvad det betyder for den enkelte medarbejder, des bedre er lederens muligheder for at skabe engagement og få medarbejdere og frivillige til at ’spille med’.

Men hvordan får man som leder kommunikeret alt det, der ikke umiddelbart motiverer og skaber engagement hos dem, man gerne vil skabe børnehave sammen med? Hvordan får man sagt, at man ikke må ryge på institutionens område, uden at man samtidig sender signal om, at man som institution i virkelighed er lidt usikker på, om de borgere man gerne vil samarbejde med og invitere indenfor, nu kan opføre sig ’hensigtsmæssigt’? 

I de dagsinstitutioner, Strategihuset hjælper med at udvikle forældredeltagelse, har det spørgsmål fyldt rigtig meget. Og løsningen har i de fleste tilfælde været, at institutionens ledere og medarbejdere udarbejder en kort pjece, der beskriver, hvad den frivillige borger kan forvente af samarbejdet, og hvad alle voksne, der færdes i institutionen kan forvente af hinanden. På den måde ’reframes’ et budskab om, at man ikke må råbe ad børnene, til et budskab om, ”Hvad kan du som voksen gøre, når du for eksempel oplever en konflikt eller et barn, der ikke handler hensigtsmæssigt”. Målet er det samme- nemlig at efterleve institutionens pædagogik og sikre børnenes tryghed og trivsel. Men måden det kommunikeres på har fokus på de positive forventninger frem for alt det, man som voksen og frivillig ikke må.

Erfaring 3: Samskabelse kræver bevidsthed om ledelsesrollen

Hvem vil jeg gerne være i samarbejdet med de borgere, jeg inviterer indenfor? Det spørgsmål har også trængt sig på, både hos medarbejdere og ledere i de institutioner, Strategihuset samarbejder med. I bestræbelserne på at skabe gode samarbejdsrelationer til forældre og borgere, der gerne vil give en hånd med, skal institutionens primære formål – arbejdet med og for børnene – jo ikke mistes af syne. Klassikeren er at fagpersonen ender med at bruge mere tid på at instruere den frivillige end på at hjælpe børnene.  Det fremprovokerer en bevidsthed om den ledelsesrolle hver enkelt medarbejder har, når de skal lede ’ud’ til de frivillige.

Hvornår er det, man som leder og medarbejder reelt ’servicerer’ og hjælper de frivillige med det, de er i gang med? Hvornår ’instruerer’ man dem i, hvordan man gerne ser at de indgår i arbejdet - som f.eks. når en gruppe børn skal ledsages på tur. Og hvornår er det, man ’faciliterer’ de frivilliges ide-udvikling og kreativitet, og i øvrigt lader indsatsen leve sit eget liv?

Svaret på de spørgsmål kan kun findes i situationen og indebærer nogle gange, at man som leder eller medarbejder skiftevis påtager sig alle 3 roller : den servicerende, den instruerende og den faciliterende. For mange kommer det intuitivt, for andre skal det tillæres at forstå forskellen på de forskellige roller, men for alle gælder at det er nødvendigt, at man løbende er i stand til at læse og tilpasse sig den situation, man står i.

Erfaring 4: Samskabelse kræver en ledelse, der er tydelig om ansvaret

I sidste ende er det personalets ansvar! Pædagogen og ikke de frivillige vil altid have ansvaret for børnene på stuen og lederen vil altid have ansvaret for at institutionen lever op til alle krav og forpligtelser. Men når man inviterer frivillige borgere indenfor opstår der en stribe af situationer, hvor ansvaret udfordres. Hvis lille Anna falder ned fra legetårnet hvor den frivillige står mens pædagogen er ved at hjælpe Olivia op i gyngen – hvis ansvar er det så? Og hvilket ansvar har institutionen for at den frivillige borger forstår og overholder sin tavshedspligt?

At have styr på ansvaret betyder, at lederen og personalet indadtil bliver meget skarpe på at definere rollerne. Det fordrer tydelighed om, hvad man forventer af den frivillige og om at man ikke stiller den frivillige borger i en situation, hvor han/hun direkte eller indirekte får et ansvar, der i virkeligheden er de ansattes.

Røg i køkkenet

Og så tilbage til Povl med kaninerne og cerutten i børnehavens køkken: Hvordan løste lederen den situation? Historien om Povl er fra en tid, hvor rygning i daginstitutioner nok var ilde set, men næppe blev håndhævet så strengt som i dag. Og Povls alder taget i betragtning, valgte lederen af se igennem fingre med røgen og ’sone den’ med en solid omgang udluftning. Hvad ville du have gjort?