Her er fem spor til nye roller og relationer i byrådets arbejde

Overgangen mellem gamle og nye byråd giver gode anledninger til at gentænke samarbejdsrelationer og -mønstre for politikere, forvaltning og borgere. Og til at du som kommende byrådsmedlem eller medarbejder i embedsværket spørger dig selv, om der er nogle ting, der kan gøres bedre. Det er der som regel, og der er formentlig ganske gode odds for, at I kan indrette jer smartere og samarbejde på nye måder, der er mere hensigtsmæssige.

Måske har I et ønske om at blive bedre til at lytte til borgerne og forvalte deres stemmer og gode idéer. Måske ser I, som så mange andre disse år, et stigende behov for, at de kommunale byråd og udvalg starter valgperioden og samarbejdet op omkring en fælles vision. Både for at sikre de bedste forudsætninger for et politisk lederskab med bred opbakning på tværs af flertal og mindretal og for at sikre, at det nye byråd eller udvalg bygger videre på det politiske og administrative arbejde, der er gået forud. 

Uanset hvad, så går der fire år, før I igen får muligheden for at ændre på de vante mønstre, strukturer og kulturer. Så det er nu, vi alle skal op ad stolen og byde hinanden op til dans – og helst til mere end standard.   No business as usual Som nuværende byrådsmedlem eller embedsmand har du med stor sandsynlighed været en del af overgangen tidligere, og det kan derfor være fristende at vælge den gode gamle copy-paste-model. De velkendte procedurer og vante arbejdsgange er nu engang lettest: ”Det gik fint sidst, så vi gør bare det samme. Vi får hurtigt de nye byrødder up to speed med et visionsskriv og en manual for, hvordan vi plejer at gøre tingene i vores byråd.”    Fremfor at fortsætte business as usual håber vi, at der kommer fokus på, at den kommunalpolitiske arena har ændret sig siden sidste valg. Nye paradigmer og forståelser for og af det interne samarbejde og for inddragelse af eksterne interessenter i opgaveløsningen vinder indpas.   Det er nu, du har mulighed for at påvirke de sidste års status quo. Kommunalvalget 2017 er åbningen og tiden er i den grad moden til at tænke og agere på nye måder. Men hvad kan gøres anderledes? Hvilke snublesnore og hvilke potentialer knytter sig til overgangen? Hvor er der plads til forbedring, og hvad kalder de seneste års udvikling i vores velfærdssamfund særligt på i forhold til byråds- og udvalgsarbejde?

I det følgende giver vi 5 opmærksomhedspunkter i overgangen mellem byrådene, der kan tjene som gode råd til, hvordan de kommer bedst muligt igennem overgangen og godt i gang med det fælles arbejde efter valget.

Punkt nr. 1: Når gamle travere møder nye galopheste – find balancen mellem det eksisterende og det nye

Når du som nyt byråds- eller udvalgsmedlem træder direkte ind i igangværende politiske processer, er det en helt naturlig anledning til, at du spørger dig selv, hvad det egentlig er for et maskineri, du er trådt ind i. Som nyt byrådsmedlem kan de traditionelle beslutningsprocesser virke både mærkelige og unødvendigt besværlige, og det vil være naturligt at sætte spørgsmålstegn ved arbejdsgange, procedurer og beslutningsprocesser etc.   Som ’gammel’ byrådsmedlem bliver du derfor uundgåeligt udfordret på den praksis, som du har været med til at udvikle og opretholde over lang tid, og det er her, mødet mellem det eksisterende og de nye idéer skal stå sin første prøve. Her handler det om hurtigt at finde balancen og skabe et nyt fælles afsæt for det kommunalpolitiske arbejde.

Når man skifter dele af et byråd eller et udvalg ud, er det et oplagt tidspunkt til at overveje, om der er nogle arbejdsgange, der trænger til at bliver strammet op og om der er behov for at give plads til nye tilgange og forståelser af det arbejde, der skal udføres.

Men det er også en anledning til at holde fast i det gode, som det overdragende og også tidligere byråd har udviklet sammen. Gode traditioner, der er ført videre fra byråd til byråd gennem tid, simpelthen fordi de virker.    Punkt nr. 2: Klæd nye byrødder på – og gør den formelle og faglige formidling levende! Et nyt byråd starter ikke fra nul, men skriver derimod et nyt kapitel i en historie. Der vil eksempelvis være en række politiske aftaler, der er blevet til gennem vigtige processer med fx borgere, erhvervsliv og andre aktører, som sammen med politikerne har lagt vilje og hjerteblod i arbejdet med at få aftaler på plads og få konkrete forandringer eller tiltag til at ske i praksis.   Den historik er afgørende vigtig at få overdraget til det nye byråd. Sker det ikke, vil de nyvalgte hurtigt føle sig koblet af og historieløse. Det handler altså om at skabe en overgang, der udvikler ejerskab hos de nyvalgte om alt det gode, der er blevet gennemført og skabt af tidligere byrødder. Men hvilken viden bliver vigtig at overlevere, hvordan overleveres den bedst og af hvem?   I denne fase af overgangen er det helt klassisk, at formidlingen ofte er skriftlig. Måske særligt når det gælder den formelle og faglige overlevering af information fra forvaltningen. Her vil det dog være en overvejelse værd, om den klassiske kommunikations-form per definition også er den rigtige? Eller om det er en gammeldags proces at gøre denne overdragelse af byrådets vigtige historie og situation til en skriftlig ørkenvandring for de nyvalgte?    Som en politiker udtrykker det: ”Det er gammeldags processer, når forvaltningen dækker sig ind ved at præsentere materialet skriftligt. Det er svært at blive klogere af at læse 100 sider. Forvaltningen skal ikke se sig som den alvidende type.”   Det er meget lidt sandsynligt, at 100 siders tung, skriftlig formidling skaber den bedste forankring af viden og deraf solidt udgangspunkt for fælles fodslag. Omvendt har forvaltningen en central og afgørende viden om de processer, der er gået forud samt faglig ekspertise, som er vigtig for byrådets og udvalgenes politiske arbejde. Hvordan kan forvaltningen arbejde med overlevering af viden? Og hvordan kan politikerne få adgang til den viden, som er central for arbejdet? Kunne der være andre kilder til viden udover forvaltningen, som med fordel kunne komme i spil i arbejdet med at klæde de nye byrødder og udvalgsmedlemmer på?

Den teknologiske udvikling giver alle muligheder for at gøre historiefortællingen i overdragelsen både levende og let forståelig, så de nye byrødder hurtigt kan se sig selv som en del af og definere sin nye rolle i en allerede igangværende bevægelse. En konkret erfaring fra flere kommuner er, at videndelingen sker fra det afgående politiske udvalg til det nye, gennem et ’testamente’ med fokus på både politiske visioner, erfaringer og dokumentation af hvilke resultater og effekt, der er opnået. 

Punkt nr. 3: Find hurtigt sammen om en fælles vision – og få hele organisationen med Et vigtigt element i overgangen er også, at det nye byråd hurtigt finder sammen om en fælles vision. Her gælder det om at få klinket skårene og komme hurtigt og sikkert videre efter den hede valgkamp, men samtidig at holde fast i den åbne dialog, som valgkampen jo også er karakteriseret ved.   Som en politiker udtrykker det: ”Jeg ser kun fremad og ikke tilbage - nogen vil holde mig til ansvar for andre politikeres tidligere gerninger.”   Og som en anden politiker udtrykker: ”Arbejdet i byrådet er destruktivt på mange måder – det er vigtigt at arbejde med fælles mål. Der skal være en fælles retning og en samarbejdsstruktur.”   Under valgkampen kan de retoriske bølger gå højt, og der er ofte mere fokus på hinandens forskelle. Det er derfor vigtigt, at de nye (og gamle) medlemmer hurtigt lægger den hårde retorik til side, og i stedet finder sammen i åbne og konstruktive dialoger om muligheder og potentialer i de nye samarbejder. Dette er lettere sagt end gjort, men processen med at håndtere og rumme uenighederne, lægge valgkampen fra sig og se fremad sammen er tvingende nødvendig for en vellykket start. Som et led i at håndtere uenighederne bliver det vigtigt at finde ind til en kerne af enighed og fælles retning, som kan lægge vigtige spor for den nye byrådsperiode. Medlemmernes mod, åbenhed og samarbejde er afgørende her. Er deres visioner foran eller efter borgerne? Og er de i stand til at arbejde sammen om de store linjer i det politiske arbejde? Ofte bliver opstart af nye byråd og udvalg et spørgsmål om at starte helt forfra.    Som en politiker udtrykker det: ”Vi har brug for at nulstille processerne og få ny energi.”   Selvfølgelig kan det blive nødvendigt i nogle situationer at nulstille og finde fælles nye udgangspunkter for samarbejdet, men det er vigtigt at være opmærksom på, at noget kan gå tabt ved at starte forfra. Det kan fx være gode vaner og samarbejdsrelationer til administrationen og resten af organisationen. Det kan være aftaler, elementer og processer, der allerede fungerer godt i arbejdet med at udvikle politik. Hvis overgangsperioden har fokus på, at medlemmerne (nye og gamle) bruger tid på at finde og forstørre det, som allerede fungerer godt, bliver det muligt at skabe en overgang frem for at nulstille og begynde forfra. Dette kan være mindre opslidende og skabe længerevarende relationer med kvalitet og gode vaner til resten af organisationen - og ikke mindst virke mere tillidsvækkende i relation til borgerne.    Punkt nr. 4: Skab nye traditioner for dialog og deltagelsesformer og det politiske lederskab For langt de fleste politikere anskues borgerne som en vigtig ressource i det politiske arbejde. Som en politiker udtrykker det: ”Borgerne skal træde i kraft og blive aktive medspillere.”   Med starten på det nye kommunalpolitiske kapitel følger derfor også dugfriske muligheder for, at byråd og udvalg kan arbejde målrettet med hvornår, hvorfor og hvordan borgere, fagpersoner, foreninger, virksomheder og andre interessenter kan inviteres ind tidligere i den politiske proces omkring centrale udfordringer og temaer. Muligheden for at arbejde målrettet med at skabe nye traditioner for tidlig dialog og nye deltagelsesformer er til stede og er oplagt at gribe. 

Men i takt med at politik og velfærd anskues, som noget der samskabes mellem flere parter, vil vores traditionelle roller og klassiske positioner som henholdsvis politiker, embedsmand, virksomhedsleder, faglig medarbejder, frivillig og borger være under opbrud. Disse rolleskift bliver derfor vigtige at have for øje og er ofte svære, dilemmafyldte og paradoksale at arbejde med. I de samskabende processer bliver det for politikerne vigtigt at fokusere mindre på regelfastlæggelse og mål- og rammestyring og mere på at udøve politisk ledelse af det politiske fællesskab. I disse processer vil der bl.a. være fokus på politikernes evne til at mobilisere borgernes viden, erfaringer og ideer samt bringe den faglige viden, der eksisterer i forvaltningen og i det lokale samfund i spil i udviklingen af nye politikker. 

Det er komplekst og kan være svært, som en chefkonsulent udtrykker:  ”Man skal politisk ville noget ifht. ikke at vide, hvor man ender.”   Her er det vigtigt, at I som nyt byråd får talt om, hvordan I ønsker at bygge videre på den åbne dialog fra valgkampen, hvor kontakten til borgere, virksomheder og foreninger har været i spil i forhold til konkrete politiske temaer og lokalsamfunds udfordringer. Hvilke nye muligheder og opmærksomhedspunkter om indflydelse, ansvar og magt er i spil - og hvordan arbejder byrådet, udvalget og partierne, hvis politik er noget, der i stigende grad også skabes i andre typer af arenaer? Måske er der allerede opbygget mange erfaringer i byrådet med § 17 stk. 4 udvalg - eller måske har byrådet allerede erfaringer med at udforske nye arenaer for politikskabelse, hvor det lokale demokrati dyrkes, og hvor det politiske lederskab kan udfolde sig på nye måder?   Som en kommunaldirektør udtrykker det: ”Der er en indholdsmæssig forskel i den gamle enkeltsagspolitiker og den moderne politiker. Der er tale om et generationsskifte.”   Punkt nr. 5: Fornyelse af forvaltningens rolle Forvaltningen kan også gøre sig klar med opmærksomhed på, hvordan det nye byråd eller udvalg kan have brug for en ny form for ’betjening’ og facilitering af dialog ml. hinanden, med forvaltningen, borgere og øvrige interessenter.   Som en politiker udtrykker det: ”Forvaltningen skal kunne facilitere en proces og lægge fagkundskaberne til side.”   Forvaltningen har en central opgave i at afklare formål, forventningsafstemning, procesforståelse, dialog og beslutning. Hvordan kan politikerne også være ’guider’ for hinanden og agere aktive medspillere med forvaltningen, direktører og chefer?   Spørgsmål som forvaltningen kan overveje er:

• Hvordan fungerer kommunikationen ml. byråd og forvaltningen – er dialogen tidlig nok ifht. udviklingen af beslutningsoplæg? Er kommunikationen for skriftlig?
• Hvordan er samarbejdskulturen og graden af tillid? Hvordan bringes den faglige viden om velsfærdstematikker i spil på en konstruktiv, anvendelsesorienteret og berigende måde således, at forvaltningen ikke kommer til at agere bremseklods for den politiske handlekraft?
• Dokumenterer forvaltningen viden nok om, hvad der sker med politikernes beslutninger i praksis? Hvilke resultater, værdi og effekt bliver der skabt på baggrund af de politiske prioriteringer? 

  Tid til at udfordre status quo Det er nu - i månederne efter et valg - vi har mulighed for at påvirke de sidste års status quo og måske udskifte lidt af standarddansen med noget salsa. Kommunalvalget 2017 er åbningen og tiden er i den grad moden til at tænke og agere på nye måder.   Rigtig god opstart til alle nye byråd og udvalg!    Citaterne i dette indlæg stammer fra en Samtalesalon afholdt d. 28/8/2017 om opstarten af de nye byråd med borgmestre, kommunaldirektører og embedsmænd fra 10 kommuner.