Sundhedsplatformens programdirektør erkender langvarig start med problemer

1. januar 2018 markerer en ny fase for Region Sjælland og Region Hovedstadens milliarddyre it-system, Sundhedsplatformen.
Her vil implementeringsfasen af samtlige hospitaler i regionenerne være overstået, og fremadrettet sættes mandekræfterne ind på at videreudvikle løsningen og fjerne de mest besværlige og uintuitive arbejdsgange.
"Optimeringsfasen er en naturlig del af et Epic-system. Systemet er så stort, at det først er efter, man har haft det mellem hænderne og har været i luften med det, at man kan definere, hvad der skal udvikles på," siger Gitte Fangel, programdirektør for Sundhedsplatformen, til ITWatch.

Hun har siden 2014 stået for at implementere Sundhedsplatformen på danske hospitaler, men fra årsskiftet vil hun indtræde i en rolle som vicedirektør på Bispebjerg og Frederiksberg Hospital, mens hun samtidigt vil have en regional stilling som CMIO, chief medical information officer.
Gitte Fangel fortæller, at man fra andre Epic-kunder har lært, at det er en nødvendighed at tilpasse systemet, når først det er implementeret, men det kommer til at kræve arbejde.
"Vi hører fra andre kunder i Europa og USA, at de siger: "Hvis I tror implementering er hårdt, så vent til optimeringsfasen." Man ved jo, at med så stort og gennemgribende et system, der involverer alle hospitalets processer fra journalskrivning til patientkontakt, kræver det meget," siger hun om den kommende proces, som Gentofte og Herlev Sygehus i øvrigt har måttet vente på i ca. halvandet år, til alle hospitaler var om bord i de to regioner.
Optimeringsfasen vil få mest fokus i løbet af det første år, men derudover skal arbejdet med at tilpasse systemet fortsætte løbende.
"Når det er så vigtigt et værktøj, skal man sørge for at bygge den til enhver tid gældende arbejdsgang ind i systemet," siger Gitte Fangel.
"Det første år vil man bruge på at rette de uhensigtsmæssigheder, man har lavet - det skal jo ikke vare til tid og evighed," siger hun.

Fjerne "fejl-fejl" og enkelte "skal"-opgaver

Den kommende optimeringsfase vil få mandekraften, der tidligere er gået til implementeringen, hvor sidstnævnte er i afsluttende del af fasen. Det drejer sig om i alt 400 mand, der skal stå for processen.
En del af dette bliver at indføre nogle ting, der skal klares.
"På listen af "skal"-opgaver har vi blandt andet en stor Epic-opdatering i 2018. Den vil give en masse af de forbedringer, der er blevet efterspurgt, som eksempelvis en optimering af sygeplejerskernes medicineringsprocen. Så skal vi også implementere det nye landspatientregister, LPR3, til november, og det vil gøre kodningsarbejdet fremadrettet lettere, fordi det stemmer mere overens med Epics system," siger Gitte Fangel.
Derudover er der en ønskeliste, hvor "alt fra pærer til bananer" skal prioriteres at udvikle.

"Vi har en liste af små ønsker, som klinikerne har fundet, der ikke er "fejl-fejl", men ting der kunne gøres lettere på den ene eller anden måde. Der har vi prioriteret en pulje, som den kliniske ledelse kan prioritere ud fra," fortæller hun videre.
Det skal sikre, at der er sat nok ressourcer af til at kunne klare de store opgaver, samtidigt med at man løbende kan forbedre arbejdsgangene på de sjællandske hospitaler.
En af de ting, der skal forbedres, er eksempelvis arbejdsgangene vedrørende det fælles medicinkort, FMK, der har været for besværlig. Noget andet handler om arbejdsgangene i forbindelse med fødsler, hvor det tiltænkte system ikke fungerede i praksis.
"Vi kunne godt sige fra it-afdelingen, at hvis man følger præcis den fremgangsmåde, vi har planlagt, så virker systemet. Men det var simpelthen for bøvlet for en læge eller en jordmoder at stå og lave alt det."
"Så det resulterede i, at rigtigt mange koder ikke blev sat korrekt. Børnene blev født alligevel, men der blev bare ikke sat de rigtige koder. Så det skal vi kigge på," siger Gitte Fangel.

Lang ventetid på Herlev Sygehus

De første sygehus, der indførte Sundhedsplatformen, var Gentofte og Herlev Hospital. Det skete i maj 2016. Men da optimeringsfasen ikke starter i Danmark, før alle sygehuse er på løsningen, har den offentlige institution eksisteret godt halvandet år i implementeringsfasen og med ventetid.
"I udlandet har man ofte kun implementeret på ét hospital og kunne derved bruge alle mand på dæk til optimering umiddelbart efter. Vi har implementeret på 12 hospitaler i et rul og har derfor måttet vente længere på at kunne optimere."
"Men nu er alle hospitaler kommet på, og derfor vil Region Sjælland opleve en anden proces, end Herlev Hospital har haft," siger Gitte Fangel. [citat-1]
Hun understreger dog, at man i Herlev er kommet videre fra version 1.0, trods en endnu ikke igangsat optimeringsfase.

"Der har været nogle deciderede "fejl-fejl," som ikke bare var uhensigtsmæssigheder i arbejdsgangene. Så de facto har vi småoptimeret løbende og lyttet til, hvad der virkede og ikke virkede. Men det er langt fra den optimering, vi har nu, hvor mange af dem, vi har ansat sammen med klinikerne skal tage fat i næste skridt," siger Gitte Fangel.

Fælles udvikling

Programlederen beretter, at det har været en fælles udvikling gennem flere år - både for hospitalernes medarbejdere, men også for hende og holdet bag.
"Nogle siger, at systemerne ikke er så intuitive, og jeg tror det stammer fra, at de mangler uddannelse i det. Det er jo selvfølgelig ikke, fordi det er dumme mennesker, men vi kan godt hjælpe med at konfigurere systemet," siger Gitte Fangel, der anerkender, at systemet ikke altid er intuitivt, men det med uddannelse og erfaring vil blive lettere at finde rundt.
Hun tilføjer:
"Så kan man spørge, hvorfor gjorde vi det ikke fra starten? Men det er en fælles kompetenceudvikling, der også involverer os."
Ligeledes vil der blive en fælles opgave i at få rettet det udskældte it-system til.
"Men nu ved vi, hvad der er smart, og hvad der ikke er smart. Så må vi se at få det lavet om."

Mere hos ITwatch