Robotter overtager nøgleprocesser på 52 skoler

Se en kort film om projektet her

Rybners i Esbjerg er som alle andre undervisningsinstitutioner udfordret af løbende besparelser, og voksende krav fra eleverne. En af de måder, man effektiviserer og sparer ressourcer på, er ved at gå sammen med andre skoler om at løse bestemte opgaver, hvor man deler omkostningerne.

”Vi er fx med i et administrativt fællesskab om it-drift via en fælles serverpark, der står på en skole i Odense. Som værtskole for et sådant fællesskab er der økonomi til at opbygge stærke faglige miljøer og kompetencer og dermed øge kvaliteten. Vi gør det bedre og billigere i fællesskab, opbygger erfaringer og videndeler på tværs,” siger Annalise Schmidt.

Hun er direktør for økonomi og adminstration på Rybners, som er den uddannelsesinstitution uden for København med det bredeste udvalg af ungdomsuddannelser. I alt har Rybners omkring 3.600 årselever og 500 medarbejdere.

Robotterne kommer  

Rybners er selv værtsskole for flere administrative fællesskaber, herunder ”Skolernes Digitale Blanketflow”, der p.t. har 52 uddannelsesinstitutioner som medlemmer. Systemet håndterer processer som bestilling af feriedage, nøgler, adgangskort, togbilletter og meget andet, og det foregår i et digitalt system, hvor papirgange er afskaffet.

”Nu går vi skridtet videre og automatiserer yderligere ved hjælp af ”Robotics Process Automation” (RPA). Robotteknologien betyder, at vi og de øvrige skoler i blanketflowfællesskabet kan øge proceskvaliteten og -effektiviteten, fordi robotterne altid gør det, man sætter dem til, og i øvrigt arbejder døgnet og året rundt,” siger Annalise Schmidt.   

Digitaliseringstoget buldrer af sted 

”Set fra min stol kunne man godt forestille sig, at vores administrative medarbejdere ville stejle overfor digitaliseringen, fordi de frygtede, at robotterne kom og overtog deres jobs,” siger Helle Vad Christensen, receptionist og tillidsrepræsentant for de HK-ansatte på Rybners.

”Men jeg og mine kolleger har valgt ikke at lægge armene over kors og afvise det nye. Det vil have den konsekvens, at vi bliver kørt over af digitaliseringstoget, der, uanset om vi bryder os om det eller ej, buldrer af sted. I stedet har vi fokus på, at robotternes indtog kan frigøre tid til mere interessante og udfordrende opgaver,” siger hun og nævner udviklingen af Rybners nye administrative system, så det passer til skolens behov, som er et eksempel på en ny opgave, ledelsen har bedt HK’erne bidrage til. Hun forventer, at der bliver bedre tid til den type af opgaver i fremtiden, uden at man ender i voldsomt overarbejde og problemer med stress.

Tal lige ud af posen

Helle Vad Christensen understreger vigtigheden af, at ledelsen taler lige ud af posen, når den kommunikerer så omsiggribende nye initiativer til medarbejderne.

”Hvorfor skal vi have robotter? Er det for efterfølgende at kunne spare medarbejdere væk? Eller handler det om at effektivisere, så medarbejderne kan bruge deres evner på mere udfordrende projektarbejde? Hos os er det sidste heldigvis i fokus, men det ved medarbejderne først, når ledelsen melder krystalklart ud – sådan som det er sket hos os,” siger hun og fortsætter:  

”Det bliver det alt andet lige nemmere at komme igennem med så store forandring, når man, som vi gør, hele tiden tiltrækker nye opgaver og ansætter nye folk. Udover Skolernes Digitale Blanketflow varetager vi flere andre administrative fællesskaber, herunder et fællesskab, hvor vi håndterer økonomi og regnskab for en række andre undervisningsinstitutioner.” 

Begynd med de lavthængende frugter

Robottiseringen af processer i tilknytning til blanketflowsystemet er bare begyndelsen – de lavt hængende frugter og et oplagt sted at starte, fordi skolerne i det administrative fællesskab allerede har et fasttømret samarbejde. Og fordi alle de tilknyttede skoler har de samme behov og mange af de samme systemer, som kan bringes til at tale sammen via en robot, understreger Annalise Schmidt.  

”Det er vores plan at udbrede robotteknologien til mange andre områder. Vi har fx set, hvordan man på Niels Brock har automatiseret processerne ved nyansættelser. En nyansat skal oprettes i forskellige systemer og tildeles rettigheder i systemerne, og der skal bestilles nøgler, velkomstbuket og meget andet. I dag sidder vi på de fleste skoler og klarer alt det manuelt med et stor tidsforbrug og risiko for menneskelige fejl til følge. Men det kan alt sammen automatiseres,” siger hun og fortæller, at Rybners via værtsskabet i det administrative fællesskab står i spidsen for en styregruppe om robotteknologi, som er sammensat på tværs af de 52 skoler i blanketfællesskabet.

”Efter en længere proces har vi nu besluttet os for, hvilken leverandør, der kommer til at hjælpe med at udvikle robotterne. Styregruppen har også lagt en tidsplan for den første fase af forløbet, hvor der skal formuleres strategier og en forretningsmodel for projektets opbygning og organisering.”

Uddannelse af superbrugere

Selve kompetenceforløbet, som skal gøre alle involverede klar til arbejdet med robotterne, er endnu ikke startet op. Men det står allerede fast, at det bliver opdelt i forskellige faser. For det første skal medarbejderne lære at vurdere, om en givet proces er egnet til at blive overtaget af en robot – det vil sige, om en automatisering giver tilstrækkelig værdi. Dernæst skal der opbygges kompetencer i forhold til, hvordan man designer en optimal robotproces.

”Det kompetenceprojekt, vi har fået penge til via de statslige overenskomstparters fond, FUSA, skal ruste os til at blive i stand til implementere RPA-løsninger i organisationen. Vi vil uddanne fem superbrugere, som skal løse opgaver for det administrative fællesskab. De bliver kompetenceudviklet inden for teknologier og programmering og får sideløbende hands-on kompetenceudvikling i forbindelse med, at de sammen med vores eksterne leverandør lærer at bygge robotter selv. Samtidig skal de supportere de tilknyttede skoler,” siger Annalise Schmidt og fortsætter:

”I projektet bliver der også uddannet to superbrugere – dog på et lavere niveau – på hver af de 52 skoler i fællesskabet. De skal sørge for at sætte robotterne i arbejde, tilrette de løsninger, de modtager fra de centrale superbrugere og udvikle simple lokale automatiseringer på deres respektive skoler.”

Kompetenceudvikling er en ret og en pligt

Annalise Schmidt slår fast, at der ikke er nogen medarbejdere hos Rybners, som bliver overflødige på grund af robotter.

”Vi skal effektivisere under alle omstændigheder, og robotterne kan være med til at sikre, at vi stadigvæk kan nå alle vores opgaver med det antal medarbejdere, vi har råd til at have ansat. Og at vores medarbejdere kan have en god hverdag med mere spændende arbejdsopgaver, uden at skulle ligge underdrejet med stress,” siger hun og fortsætter:

”Vores HK’ere vil fremover få tid til at løse opgaver, som skaber mere værdi i forhold til eleverne. Det kan fx være at arbejde med at fastholde de elever, som er i farezonen. Ved at analysere mere på, hvad det er, der gør, at vores elever falder fra, kan vi afdække mønstre og på den baggrund sætte ind tidligere og tage flere problemer i opløbet. Det er blot ét eksempel på nye typer af opgaver, som HK-medarbejderne kan byde ind på fremover,” siger hun og tilføjer, at det er afgørende for ledelsen på Rybners at sikre løbende kompetenceudvikling af det administrative personale. Det er både en ret og en pligt på Rybners, som hun siger.

”Vi er overbeviste om, at robotteknologier er kommet for at blive, og det er vigtigt for os at uddanne vores medarbejdere, så de har kompetencerne til fremtidens job – om det så er her på skolen eller andre steder i samfundet,” slutter Annalise Schmidt.

Fondsstøttet kompetenceprojekt

Rybners kompetenceudviklingsprojekt har modtaget fondsstøtte fra de statslige overenskomstparters tidligere fond, Fonden til Udvikling af Statens Arbejdspladser. De statslige overenskomstparters fælles sekretariatet til kompetenceudvikling, Kompetencesekretariatet, har desuden ydet rådgivning i projektets tilblivelse.