Det er et af de rigtig svære områder i en offentlig sektor, der konstant balancerer mellem hensynet til borgeren om kvalitet og sikkerhed i den ydelse, der skal leveres, og behovet for at have fokus på fornyelse og effektivisering.
Udviklingsarbejdet.
Læs mere om OPI
Følg vores store tema med fokus på offentlig-privat-innovationssamarbejde, OPI. Klik her.
Politiske krav om at offentlig og privat sektor finder sammen om velfærdsudvikling har sat en bevægelse i gang. Gennem en ny tilgang til samarbejde er det lykkedes at konfrontere årtiers fordomme om bundliniefikserede private virksomheder og sløve offentlige myndigheder.
“Traditionelt har forholdet været et indkøbs-leverandørforhold, med fokus på det konkrete produkt, hvorefter der er lavet et udbud. Køber og leverandør. Opgave og løsning. Sådan vil det også fortsat være på en række områder. Det er bare ikke vejen frem, der hvor der er behov for nye værdier og nye brugbare innovative løsninger,” fortæller Susan Dalum.
Gennem tre år har hun været projektleder i OPI-Lab. Et udviklingsprojekt, der har undersøgt mulighederne for at indføre nye modeller og metoder i den offentlige sektors udviklingsarbejde i samspil med erhvervslivet.
“Vi har to store sektorer, der på een gang opererer meget forskelligt, men har sammenfaldende interesser. Bedre løsninger til borgerne. I det offentlige, fordi man dermed øger borgertilfredsheden og kan levere velfærdsservice mere effektivt, og i erhvervslivet, fordi der er potentiale for vækst og arbejdspladser, hvis man får udviklet et nyt produkt, der skaber værdi i velfærdssystemet,” fortæller Susan Dalum.
I dag er hun ekspert i offentlig-privat-innovation og har med OPI-Lab skabt grundlaget for en kulturforandring.
Bred regional forankring
Med alle regionerne, EU og Erhvervsstyrelsen som finansieringskilder, er der bred opbakning til den mission, OPI-Lab har været på. Den brede forankring har også været med til at bane vejen for en reel kulturforandring, hvor partnere på tværs af hele landet har draget nytte af hinandens erfaringer og dermed er der slået en dør ind til en reel kulturforandring, mener Susan Dalum.
“Den offentlige sektor har tradition for, at der skal være sikkerhed omkring ydelserne og kan derfor have ved at agere, hvis der ikke findes standarder og metoder, som andre har afprøvet. Derfor har vi fokuseret på at udvikle modeller og værktøjer, der giver offentlige aktører en sikker platform for udviklingssamarbejde med erhvervslivet. De er nu tilgængelige, og det fjerner de største barrierer for handling,” fortæller Susan Dalum.
Christian Bason, der har været innovationschef i den tværoffentlige enhed Mindlab i en årrække, er enig i, at der er brug for et nyt fokus.
“Udfordringen er at skifte fra en projektkultur finansieret af eksterne midler, der dermed ofte er uforpligtende, og til en forandringskultur med fokus på de interne systematiske innovations- og forandringsprocesser der kræves for virkelig at ændre organisering, processer og høste det optimale af nye teknologier og partnerskaber,” siger Christian Bason.
Denne forandringskultur kræver ofte uforholdsmæssigt store investeringer i begyndelsen, og for at lette netop den byrde har OPI-Lab fokuseret på at udvikle koncepter og vidensværktøjer, som stilles til rådighed for alle aktører.
Det konkrete resultat hedder opiguide.dk, som blev lanceret i august 2013. Her findes en procesguide for OPI projekter fra opstart til løsning og en videns-værktøjskasse. I værktøjskassen findes eksempelvis OPI screeningsværktøj, OPI business case og modelaftaler, som tager højde for de juridiske barrierer på området.
Guiden er udviklet i samarbejde med OPI aktører og ifølge Susan Dalum har projektet fra begyndelsen stilet efter at skabe en metode, så offentligt ansatte kan gå til udviklingsarbejdet på en ny måde.
Vær åben for videndeling
Peter Bamberg har ligesom Susan Dalum været med fra begyndelsen. Han har oplevet, hvordan praktiske oplevelser og konkrete erfaringer er med til at bringe aktører sammen.
“Man kan ikke binde alt op i jura og kontrakter. Der er et stort element af kultur i det også, og her gør erfaring og oplevelser en kæmpe forskel. Vi har med OPI-Lab vist en anden måde at arbejde på, og jeg har set så mange gange de sidste tre år, at når først aktørerne arbejder med et konkret projekt, så opstår nogle erkendelser om, hvor værdifuldt det er, at dele erfaringer. Man oplever en helt ny åbenhed omkring processer og udfordringer, der giver endnu bedre løsninger,” fortæller Peter Bamberg, OPI chefrådgiver i Syddansk Sundhedsinnovation.
OPI-Lab projektet har fra begyndelsen haft deltagelse af samtlige regioner, en lang række kommuner, virksomheder, vidensinstitutioner og Socialstyrelsen. Projektet er koordineret i enheden Videnservice, som har opsamlet erfaringer og viden igennem projektet. Med fem konkrete demonstrationsprojekter og en national Task Force samt en underskov af projektforløb, har OPI-Lab været i kontakt med det meste af landet i sine mere end tre års forløb.
Tina Hosbond, der er projektleder i Socialstyrelsen, har siddet med i den nationale Task Force og fulgt projektet fra starten.
“Det har været så spændende at opleve den dynamik og energi et rum bliver fyldt med, når vi har samlet forskellige aktører omkring en konkret udfordring eller opgave. På den måde har OPI-Lab været fødselshjælper i forhold til at bringe aktører sammen og gennem facilitering af konkrete oplevelser give aktørerne muligheder for at se et potentiale, som kan realiseres gennem et gensidigt værdiskabende innovationssamarbejde,” fortæller Tina Hosbond.
Hun har fået øjnene op for, hvordan åbenhed og videndeling pludselig skaber nye erkendelser og nye kompetencer hos de mennesker, der investerer egne erfaringer og ressourcer.
“OPI tilfører den offentlige sektor betydelig værdi, for man får øje på nye måder og metoder i opgaveløsningen, når man på den her måde kommer tæt på konkrete behov hos brugerne og når man dykker ned i alt fra arbejdsgange til organisering og brugen af arbejdsredskaber. Det har været meget berigende, og jeg er ikke et sekund i tvivl om, at mange offentlige og private aktører kan få rigtig meget ud af OPI,” siger Tina Hosbond.
Symbiose med kobling til tillidsreform
I OPI-Lab er erfaringerne løbende evalueret, og man har målrettet stilet efter at tænke i koncepter og generiske metoder. Nu håber man, at en ny tænkning kan slå rod i den offentlige sektor, siger Peter Bamberg.
“Vi har gjort et kæmpe forarbejde og brugt rigtig mange penge og ressourcer de sidste tre et halvt år på at skabe et solidt grundlag for den kulturforandring, som rigtig mange står og tripper for at sætte igang, og som man politisk og ledelsesmæssigt har talt rigtig meget om. Vores forarbejde stilles faktisk betingelsesløst til rådighed for de, der vil. Det giver et solidt afsæt for at argumentere for at arbejde med udviklingsprojekter,” siger Bamberg.
Projektet har haft deltagelse af Dansk Sygeplejeråd, hvorfra kredsformand John Christiansen har fulgt projektet tæt. Han håber de seneste tre års indsats vil blive aktiveret for alvor i de kommende år, og ser en direkte kobling mellem OPI og moderniseringen af den offentlige sektor med blandt andet en tillidsreform.
“Der er en klar kobling til tillidsreformen, fordi OPI kan bidrage til at fremme en kultur, hvor medarbejderne udfordrer og bidrager til tingene, hvis de får de nødvendige rammer og tillid til at gøre det,” siger John Christiansen.
Derfor opfordrer han politikere og ledere i det offentlige system til at gribe de muligheder, der ligger foran dem.
“Der er meget symbiose i det her. Det er ualmindelig vigtigt, at få skabt det rum, hvor symbiosen folder sig ud for alvor, for der er så stort et potentiale i det her. Vi vil gerne som medarbejdere være med til at bidrage med vores viden, og konstruktivt være med til at skabe vækst og fornyelse. Her har OPI Lab i høj grad været med til at åbne nogle døre og skabe et rigtig godt afsæt for en ny kultur, som jeg håber beslutningstagerne tager til sig,” siger John Christiansen.
Værktøj screener ideer
Når den offentlige sektor igangsætter projekter sker det i en arbejdsgang, der først og fremmest fokuserer på beslutningsgrundlaget for projektet. Ledere og i sidste ende politikere skal godkende projektet og bevilge de nødvendige midler. Mange projekter begynder derfor med fokus på projektets mål, men ikke med interesse for den viden og de erfaringer, der oparbejdes undervejs. Dette hænger ifølge Susan Dalum sammen med manglende viden om innovationsprojekter, hvor resultatet ofte ændrer sig undervejs og derfor skaber behov for løbende fokus. Men ved at bruge OPI-værktøjerne vil man generelt blive skarpere på sit projekt.
“Først og fremmest handler det om at afgøre om den problemstilling man står overfor er egnet til et OPI projekt. Derfor har vi opstillet en række enkle, men meget centrale spørgsmål, som bør besvares før man overhovedet præsenterer et projekt for beslutningstagerne,” fortæller Susan Dalum.
Når man så er gået i gang, er hensigten, at aktørerne i et projekt bliver langt mere bevidste om, at det er i selve projektforløbet, der skabes nye vigtige erfaringer. For at øge fokus på denne værdiskabelse, leverer OPI-Lab’s screeningsværktøj en form for standard til at afdække ideen med og potentialet i et projekt.
“Det er utrolig vigtigt at være helt skarp på den værdiskabelse, der er i en projektide. Ofte får man en god ide, og så glemmer man let at tryk-teste den undervejs. Det er en vigtig øvelse før både offentlige og private organisationer bruger ressourcer på OPI projekter. Omvendt er det også vanskeligt, at afdække værdiskabelse i den offentlige sektor, og derfor har vi fokuseret på at skabe en standard, der hjælper med denne proces,” fortæller Susan Dalum.
Screeningen af projekter vil sortere en række ideer fra, men til gengæld vil de ideer, der kommer videre, være bedre belyst. Det stiller igen nye krav, og derfor har teamet i OPI-Lab udviklet et koncept for vurdering af projekter, en business case model.
Bliv bedre til at stoppe i tide
“Det kan være utrolig svært at stoppe et projekt i den offentlige sektor, når det først er igangsat. Især hvis der bevilget midler til projektperioden, så vil man gerne have den evidens og erfaring, som projektmidlerne er bevilget til. Også selvom det kan være en god idé at stoppe et projekt før tiden,” mener Susan Dalum.
Hendes pointe er, at den erfaring, man gør undervejs i et projekt, kan vise sig særdeles værdifuld, og måske føde ideen til et nyt udviklingsinitiativ.
“Den slags viden har svære vilkår i en projektkultur, hvor start og mål er ledelsesmæssigt og politisk det vigtigste,” påpeger Susan Dalum.
Derfor håber hun, at Business Case værktøjet sammen med et kommende effektmålingsværktøj på opiguide.dk kan være med til at vise, hvilke effekter et projekt vil realisere og dermed forbedre beslutningsgrundlag og projektforløb.
FAKTA: OPI KORT FORTALT - se også opi-guide.dk
I et OPI-projekt er deltagerne udviklingspartnere, der sammen udforsker nye innovative løsninger på fælles definerede problemer. OPI fordrer udveksling af viden og kompetencer i forlængelse af fælles og brugerorienteret idéudvikling.
Ved at arbejde med OPI fastholdes fokus på at kunne skabe værdi på tre bundlinjer.
-
Kvaliteten af de offentlige velfærdsydelser skal øges til glæde for den enkelte borger.
-
Der skal ske en effektivisering af de offentlige organisationer, hvorved grundlaget for en fremtidssikret og bæredygtig organisation skabes.
-
Private virksomheder skal opleve en øget vækst og tro på et økonomisk udbytte.
OPI er en effektiv rammesætning, der bl.a. sikrer adgang til brugere og medarbejdere, viden om offentlige beslutningsprocesser og arbejdsgange samt en øget intern innovationskultur med udgangspunkt i brugernes behov.
OPI – DERFOR
OPI er blevet et kendt begreb i den kommunale og regionale innovationsverden, og forventningerne til OPI inden for den offentlige sektor er store.
Den unikke samarbejdsform, der ligger implicit i OPI kan fungere som løftestang i udviklingen af den offentlige service med eksempelvis flere og bedre tilbud til borgerne, øget specialisering, stordriftsfordele, samt ikke mindst nytænkning og innovation i både opgavevaretagelsen og i selve servicen.
Det tværfaglige- og tværsektorielle samarbejde giver de nødvendige redskaber og den spændvidde af kompetencer, adgang og viden, der er essentiel for at tilgå de aktuelle problemstillinger med den nødvendige professionelle nysgerrighed og samtidig sætte brugeren i fokus.
Professionelle værktøjer til dit OPI-projekt
Det kan spares mange penge og arbejdstimer ved at trække på de erfaringer, som OPI-Lab har høstet siden 2011. På opiguide.dk er en lang række værktøjer og vejledninger stillet gratis til rådighed. Det gælder blandt andet:
Screenningsværktøj (klik for mere info)
Løbende screeninger skal sikre, at man arbejder med de behov og idéer, som bedst kan udvikles, implementeres og skabe værdi.
Gode spørgsmål i forbindelse med screening
Kan idéen skabe værdi?
-
Kan idéen implementeres i en offentlig organisation?
-
Kan idéen udvikles i et OPI-projekt?
-
Er vi det rette team til at udvikle idéen?
Business case (klik for mere info)
En business case er kort defineret et beslutningsgrundlag, hvor man for en idé opgør nytteeffekter og omkostninger og sammenholder med risici og usikkerheder for at afgøre om et projekt er værd at igangsætte/arbejde videre med. Med andre ord ord hjælper business casen med at afgøre, om det kan betale sig at gå videre med idéen under de forhold og forudsætninger, man har på det pågældende tidspunkt.
Hvad siger business casen? Det spørgsmål er centralt, når vi taler projekter om offentlig-privat innovation (OPI). Men der er ikke noget entydigt svar. I OPI-projekter er der typisk bundlinjer for tre forskellige parter:
-
De offentlige organisationer
-
De private virksomheder
-
Borgerne
For at beslutningstagerne kan bruge en business case som beslutningsgrundlag for at iværksætte OPI-samarbejder, skal businesscasen forholde sig til alle tre bundlinjer.
Modelaftaler (klik for mere info)
En af de allerstørste barrier for indgåelse af OPI-aftaler er det juridiske grundlag. Derfor har OPI-Lab fået udviklet tre forskellige modelaftaler, der letter de juridiske basisomkostninger for et OPI væsentligt. Uanset hvilken model man vælger, vil partnerskabet være karakteriseret af et interessefællesskab, der strækker sig ud over blot et aftager-leverandørforhold. Lidt forenklet kan de 3 modelaftaler sættes op således:
Fra det ene yderpunkt (modelaftale 2) - her betaler den offentlige part delvist honorar for den private parts deltagelse i udviklingspartnerskabet.
Til det andet yderpunkt (modeaftale 3) - her er rollerne byttet om, og den private part betaler den offentlige part omkostningsdækning for at opnå adgang til viden om fx offentlig drift.
I midten af disse yderpunkter befinder sig det nok mest rendyrkede OPI setup, hvor parterne optræder "økonomisk ligeværdige" (modelaftale 1).
Her bidrager parterne hver især til projektet i form af egenfinansiering, dog kan den offentlige part vælge at gå ind og omkostningsdække den private parts ekstraordinære indsats for at skabe privat opbakning til at yde denne.
Aftalerne er standardiserede og kan tilpasses under kyndig juridisk vejledning det enkelte projekts vilkår. Det er knyttet vejledninger til aftalerne, der bl.a. kan hjælpe med dette arbejde.
OPI-Lab står bag OPI modelaftalerne, der er udarbejdet af Rønne & Lundgren Advokatfirma i samarbejde med advokatfirmaet Poul Schmith / Kammeradvokaten og OPI-Labs juridiske arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra Syddansk Universitet og Region Syddanmark.
En høringsgruppe bestående af bl.a. Konkurrence-og Forbrugerstyrelsen har været involveret og bidraget til processen omkring udarbejdelsen af modelaftalerne.
