I denne artikel får du et helt konkret redskab til at skabe effektiv facilitering.
Ønsker du som leder, projektleder, mødeleder eller lignende at facilitere idéudvikling og innovative processer – fx i forbindelse med strategi-, produkt- og forretningsudvikling eller udvikling af interne processer? Så er det en kæmpe styrke, at du er en god facilitator.
Facilitering har nemlig den fantastiske egenskab, at gør du det godt, vil du få bragt nye ideer i spil og flytte din gruppe medarbejdere hen imod realisering af det fælles mål, der skaber merværdi.
Hvad er facilitering?
Facilitering som disciplin handler om at ”gøre noget lettere”; lettere for nogle deltagere. Populært sagt, skal du som facilitator tilvejebringe og sikre den form, den fremdrift og den optimale udnyttelse af gruppedynamikkerne, så du gør det muligt for gruppedeltagere at rette deres fulde opmærksomhed imod ’indholdet’. Og er du en dygtig facilitator, er du i stand til at frigøre den viden og erfaring, de enkelte deltagere sidder inde med, så I samlet opnår den produktive og innovative tænkning og synergi, der skal til for at bringe de rette løsninger og ideer på bordet. Den gode idé ligger ofte i deltagernes ikke-viden! Og det er denne ikke-viden, du som facilitator skal hjælpe med at frigøre.
Du skal sætte scenen
Kunsten at facilitere har mange paralleller til scenekunstens verden. En instruktør sætter i samarbejde med dramatikeren scenen (rammen), hvori skuespillerne skal udfolde manuskriptet og skabe noget nyt og unikt for at komme i mål med udfordringen: At skabe oplevelser for publikum.
Facilitatorens rolle kan på mange måder sammenlignes med instruktørens. Der bliver stillet en opgave, som kræver, at facilitatoren skaber en innovativ proces, understøttet af en række værktøjer, samt en scene (ramme), hvori deltagerne kan levere deres bedste for at bringe viden i spil til løsning af udfordringen/opgaven.
Ligesom i teaterstykket, bliver der, på baggrund af instruktion, værktøjer og en scene, skabt mulighed for, at deltagerne kan fordybe sig i det indholdsmæssige og sammen (og hver for sig) bidrage til at formålet bliver indfriet. I sin enkelthed er du som facilitator en procesleder, der tager ansvar for den proces, som din arbejdsgruppe skal gennemløbe for at nå sit mål.
Som facilitator er det derfor vigtigt, at du er udstyret med viden og en række teknikker og værktøjer, der sætter dig i stand til at forstå og påvirke gruppens dialog og adfærd, så denne hele tiden fokuserer energien på målet. Herigennem hjælper du med at frigøre potentialet hos både individet og i gruppen.
Sådan gør du - brug facilitatorhjulet
Et godt redskab til at understøtte dit arbejde med facilitering er facilitatorhjulet. Her får du en kort introduktion til, hvordan du skal bruge det.
Inden du sætter gruppen i gang og starter din facilitering, er det vigtigt at have det rette udgangspunkt for idégenereringsprocessen: Det præcise og retningsgivende fokusspørgsmål.
Et godt fokusspørgsmål tager udgangspunkt i formålet med processen. Det både afgrænser og åbner op for processen. Det er så konkret, at det er muligt at arbejde med, uden at det fastlåser arbejdet. Fokusspørgsmålet ”guider” sammen med rammerne idegenereringsprocessen.
Når mål, formål og fokusspørgsmål er afklaret og fastlagt, kan du begynde arbejdet med at designe processen. Du gennemtænker scenariemuligheder og forbedrer kontinuerligt undervejs. Det kan være en ret tidskrævende proces. For netop at kunne understøtte deltagerne undervejs, er det vigtigt, at du som facilitator har overvejet så mange eventualiteter som muligt, netop for at kunne imødekomme de udfordringer, der (næsten) altid opstår.
”Facilitatorhjulet” (se figuren) består af tre eger: ”Jeg”, ”Vi” og ”Det”. Din opgave er, at få skabt den optimale balance mellem din egen ageren i rollen som facilitator, håndteringen af gruppens dynamik og valget af værktøjer til at understøtte processen – alt sammen holdt op imod konteksten og det konkrete mål, der styres efter. Herigennem vil du kunne bringe hjulet i spin og skabe effektiv facilitering og procesledelse.
”Det” - Procesdesign og rammerne
Når formål og fokusspørgsmål er på plads, skal du designe processen. Procesdesignet tager udgangspunkt i deltagerfeltet: Antal deltagere, baggrund og indbyrdes forhold, samt den lokalitet, der danner den fysiske ramme for processen. Procesdesignet tager desuden udgangspunkt i dine handlekompetencer inden for faciliteringsfeltet, så du som facilitator og hele din proces kan fremstå med troværdighed undervejs.
Valg af metoder og værktøjer er langt hen ad vejen en smagssag. Men som facilitator er det en god ide at have en basis værktøjskasse, som du er fortrolig med, og som kan kombineres på kryds og tværs. Værktøjskassen indeholder arbejdsmetoder til såvel idégenerering, idéudvikling, idévurdering og idéudvælgelse.
Undervejs i processen kan du med fordel veksle mellem analoge og digitale værktøjer. De har hver deres fordele og ulemper, men groft sagt vil digitale værktøjer være en fordel, hvor der er tale om større grupper, samt et krav om meget detaljeret opsamling og fastholdelse af data fra processen. Med digitale værktøjer muliggør du ligeledes facilitering af deltagere placeret på forskellige fysiske lokaliteter.
De fysiske rammer har stor betydning for processen og kan virke både fremmende eller hæmmende. Det er svært at være kreativ i et traditionelt mødelokale, og du bør derfor altid tænke i, hvorledes processen og samspillet mellem deltagerne kan understøttes af scenografien og dertilhørende remedier.
”Jeg” - Facilitatorrollen
For at blive en god facilitator er der nogle grundlæggende principper, du skal agere efter:
- Forbliv neutral
- Hold fokus på proces – ikke på indhold
- Husk at gruppen er eksperten
- Fasthold en aftagende rolle
At forholde sig til principperne og efterleve dem undervejs i processen er én af de sværeste ting i rollen som facilitator, men du kan lære det, og det er en vigtig del af håndværket.
Generelt er det vigtigt, at du som facilitator forstår din rolle og dit ansvar. Når du er facilitator, er du ikke en del af gruppen og deltager ikke i diskussionen. Du forholder dig til emnet i forhold til at styre mod de overordnede mål, respekterer forskelligheder i gruppen og bidrager til skabelse og udnyttelse af gruppedynamikkerne. Du respekterer ligeledes, at det er gruppens workshop og sikrer, at alle deltagere har muligheden for at bidrage med deres viden og ekspertise.
”Vi” - Samspillet
Når idéer opstår, udspringer de ofte fra én enkelt person, men udviklingen frem mod den færdige idé eller koncept, foregår næsten altid i et samspil mellem personer i en arbejdsgruppe eller i et team.
Hvis der ikke opstår et godt samspil i gruppen, vil din gruppe ikke være i stand til at fungere kreativt. Den vil heller ikke være i stand til at udvikle nye idéer. Som facilitator er det derfor din opgave sammen med opgavestiller at sammensætte en optimal gruppe og at bringe de enkelte deltageres kompetencer i spil.
Afhængig af formålet med mødet eller workshoppen, er der mange bud på, hvordan idealgruppen ser ud i den kreative proces. En gruppe eller delgruppestørrelse på seks til otte personer er dog ofte et godt udgangspunkt. Det er også et godt udgangspunkt, hvis der i gruppen er forskelligheder i både køn og kompetencer, faglige såvel som personlige.
Med alle tre eger bragt i spil er ”facilitatorhjulet” nu bragt i ”spin”, og du vil som facilitator understøtte en veltilrettelagt proces. I mange organisationer og projekter er der megen tid at spare ved at facilitere processer målrettet og systematisk!
Om Thorsten Høegsberg
Cand.scient. Thorsten Høegsberg er lektor, proceskonsulent og projektleder på VIA University College og underviser i innovation og facilitering på Diplomuddannelsen i Projektledelse. Thorsten har flere års erfaring som både intern og ekstern proces- og innovationskonsulent hos såvel offentlige som private virksomheder inden for både videns-, produktions- og kulturfeltet. Thorsten har desuden international projektledererfaring fra forskellige EU projekter – senest Interreg projektet Create Converge.
