Gevinstrealisering: Hvert år investerer det offentlige for hundrede af millioner kroner i digitaliseringsløsninger.
Motivet er altid det bedste; at effektivere den offentlige sektor og gøre det muligt at leve op til lovgivernes krav og borgernes forventninger hurtigere, bedre og billigere. De offentlige it-indkøbere har på forhånd stillet krav til leverandørerne med store forventninger til effekten af investeringen. Businesscasen er – ofte – på plads. På den anden side møder vi som it-leverandører frem med en række løsninger, hvor vi takket være pilotprojekter og proof-of-concept kan underbygge, at denne eller hin løsning kan optimere og effektivisere de ønskede arbejdsgange.
Så hvad er det, der går galt, når det ikke altid lykkes at realisere business casen, høste de forventede besparelser eller opnå en øget produktivitet?
Det synes jeg er værd at overveje.
Alt starter med forventningerne
Temaet for årsmødet i DI Digital i 2018 var "Digital Transformation - Digitalisering der skaber værdi". For mig var det interessant at høre forskellige vinkler på emnet, både hvad der egentlig er værdi, og hvad gevinsterne ved digitalisering er. For ofte bliver gevinster sat lig med besparelser, selv om det også kan dreje sig om fx større produktivitet eller bedre kvalitet for samme penge.
Ud fra min egen erfaring er det dog mindre vigtigt, om den offentlige kunde går efter besparelser, større kvalitet eller højere produktivitet. Det afgørende er, at man har gjort sig det klart på forhånd, og selv tager ansvar for at følge projektet til dørs og dermed opnå de planlagte gevinster.
Gevinstrealisering er nemlig en kontinuerlig proces, der starter med en klar forventningsafstemning, et projekt, hvor leverandøren leverer, hvad han lover og en efterfølgende indsats, hvor kunden selv er opmærksom på at høste gevinsterne, evt. i samarbejde med leverandøren.
Men hvis man for alvor skal sikre sig, at gevinsterne kommer i hus, har jeg her samlet fem vigtige opmærksomhedspunkter.
Læs artikel: Fang fuglene på taget
1. Et it-projekt leverer ikke automatisk gevinsterne
Mange – selv professionelle kunder – tror fejlagtigt, at et it-projekt i sig selv leverer resultaterne og indleder derfor projektet med at høste gevinsten. Men gevinsterne kommer først i hus, når kunden beslutter sig for at hjemtage gevinsten og fx ændrer i organisation,arbejdsopgaver eller processerne.
2. Gevinstrealisering tager tid
Som skatteminister Karsten Lauritzen sagde på DI Digitals Årsmøde, så skal man huske, at man skal investere, før man kan høste gevinsterne. Han pegede også på, at det som erfaringerne fra hans eget ministerium viser, så kan det tage tid, før investeringen betaler sig hjem og man skal derfor være villig til at tage den investering med forventning om at gevinsten realiseres senere. I praksis betyder det, at kunden skal være parat til at arbejde med gevinstrealisering længe efter projektet er afsluttet – alene eller sammen med leverandøren eller andre, som kan hjælpe med at få det bedste ud af it-investeringen.
Se video: Effektbaseret styring: Grundlaget for at skabe resultater
3. Alle har brug for hjælp
Det succesfulde it-projekt er et projekt, hvor der samtidig er fokus på optimering af processer og arbejdsgange. Den form for selvransagelse kan være svær, for ingen ønsker reelt at disrupte egne processer. Derfor er kunden nødt til at få hjælp, så man ikke ender med at stirre sig blind på egne ideer og lader organisation og arbejdsgange være uændret, så man blot sætter strøm til fortidens ideer. Organisationen skal være forandringsmoden og forandringsparat.
4. Lær af andre
Selv om man holder af at tænke på sit eget projekt som ganske unikt og det offentlige som noget særligt, så er der masser af inspiration at hente. Besøg en kommune, der har været i gang med at løse samme opgave, eller benyt en leverandør, som kan inddrage erfaringer fra andre områder eller måske ligefrem helt andre brancher. Håndtering af løn til en offentligt ansat minder jo på mange måder om hinanden uagtet af, at de er ansat i forskellige dele af den offentlige sektor. Så lær af andre, hvor det er muligt og deltag i leverandørernes brugergruppemøder, hvor der er plads til ideudveksling og sparring.
Læs artikel: Det offentlige glemmer procesoptimering og gevinstrealisering
5. Hold medarbejderne opdateret
Lige som den indkøbte it-løsning hele tiden skal opdateres og vedligeholdes for at sikre gevinsterne, er det også vigtigt at vedligeholde og uddanne medarbejderne. Nye medarbejdere kommer til på kontoret, andre rejser og ofte er der kun få medarbejdere i en afdeling, som var med i selv implementeringsprocessen. De har måske end ikke fået den rigtige forklaring på, hvordan de skal udnytte systemet optimalt. Så hvis gevinsterne skal i hus, kræver det vedligehold af både systemer og de ansattes kompetencer.
Se video: Gevinstrealisering kræver fokus på tre områder
Konklusionen
Min konklusion er derfor, at der er millioner af kroner og tusindvis af arbejdstimer at spare i det offentlige gennem digitalisering. Det er de fleste vel også enige om Men der er ingen genvej til gevinstrealiseringen. Det kræver fokus fra start til slut – og ikke mindst lang tid efter det oprindelige it-projekt for længst er lukket og slukket.
Download gratis whitepaper: Whitepaper - Gevinstrealisering i offentlige it-projekter
Læs mere: Find ressourcerne med dialogbaseret procesoptimering
