Robotter overtager det kedelige arbejde i Statens Administration

Bogholderi, løn, regnskab og faktureringer for 160 statslige institutioner vil i stigende grad blive lavet med RPA-robotløsninger. Det vil spare op til 10.000 timer. Timer og penge, der skal bruges til at lette medarbejderne for rutineopgaver og i stedet bruges på kvalitet.

Robotter: RPA handler ikke om spareøvelser, hvor man vil afskedige medarbejdere. Nej, robotterne skal i stedet overtage det kedelige, gentagne og administrative rutinearbejde, som medarbejderne ikke synes er særligt spændende. Den tid skal så i stedet bruges til noget andet og mere fagligt og menneskeligt udfordrende.

Og det er mange timer, vi taler om, hvis RPA-robotternes arbejde sparer Statens Administration for de forventede 10.000 timer i 2018.

– RPA og robotterne har fjernet nogle monotone, manuelle og kedelige processer fra medarbejderne, så de får mere tid til at lægge kvalitet i, hvad vi ellers leverer, siger Trolle Klitgård Andersen, direktør i Statens Administration.

Udflytning boostede automatisering

Hele administrationen blev udflyttet til Hjørring i oktober 2015. Det satte udviklingen fuldstændig i stå, og da kun 4 ud af 240 medarbejdere flyttede med til Hjørring, har alle de nye medarbejdere skullet lære meget fra bunden.

Statens Administration har rigtig mange manuelle processer, der foretages igen og igen. Derfor udarbejdede man et Proof of Concept for robotter i 2015, og i 2017 indgik man et strategisk samarbejde med Statens It om etablering af Center of Excellence for robotter, RPA og automatisering.

Trolle Klitgård Andersen vurderer, at der i alt er 160 processer, som kan automatiseres. Foreløbig er 14 processer automatiseret, og resultaterne er bl.a., at det, en medarbejder brugte 25 minutter på, kan en robot klare på 4 minutter.

Læs artikel: Er RPA virkelig forretningens hævn over it?

Skalerbart og delbart

– Vi har eget robotkontor med tre udviklere i samarbejde med Statens It, og det er skalerbart. De mange sparede timer ved brug af robotter skal bruges til at sikre kvaliteten i alt det, vi laver, fortæller Trolle Klitgård Andersen.

Han havde i går møde med 130 ledere og medarbejdere fra den statslige sektor, hvor man snakkede om, hvad man så har lært, og hvilke faldgruber der er vedrørende RPA.

Han pointerer, at man deler megen viden i det offentlige, og samtidig har han ikke oplevet de store forhindringer.

– Samarbejde med kommuner og andre statslige organisationer er et samarbejde, vi gerne faciliterer. Desuden har vi et nordisk samarbejde med de tilsvarende administrationer i Skandinavien, hvor vi udveksler erfaringer m.m. Det mest oplagte med hensyn til deling af RPA og robotter er fx at dele kodningen. Så kan vi stå for ansvaret for koden, så alle ved, at den altid er opdateret, pointerer Trolle Klitgård Andersen.

Læs artikel: RPA-robot tager nordjyder med storm

Start småt, og tag ved lære

Han råder andre, der gerne vil i gang med RPA og robotter, til at starte med noget, som er internt rettet, og så opnå læring ved det, inden man begynder at gøre det borgerrettet.

Der er mange måder at komme i gang med det på, uden at det skal være kritisk for den pågældende institution.

Trolle Klitgård Andersen pointerer, at de i Statens Administration ikke har taget en hel proces og sagt, at robotten partout skal lave alt.

– Da vi startede op med robotter i Statens Administration, var vi meget opmærksomme på, at alle vores processer hverken kunne eller skulle løses af robotter fra dag 1. Vores fokus var på de steder i processerne, hvor der var særlig tung manuel sagsbehandling. Det var disse dele af processen, som robotten overtog for medarbejderen, siger han.

Når Statens Administration vil standardisere og effektivisere – og begynder at se på automatisering af processer – spørger de derfor sig selv: "Kan vi få robotten til at løse det her, og hvad vil effekten være?"

– Det kunne jo godt være, at en robot klarer 80 pct. af en delproces, og så er der 20 pct. tilbage, som medarbejderen må håndtere. Pointen er, at man skal lade være med at tænke så stort, at robotten absolut skal klare 100 pct. – så tror jeg, at man får en dårlig start, siger Trolle Klitgård Andersen.

Hans klare råd til andre med lyst til RPA er:

– Start med en enkel proces, og udvikl derfra. Man skal kende sin proces for at sætte en robot til at løse den. Hvert enkelt trin skal programmeres, og man skal være meget skarp på, at man kender sin proces. Du kan godt udvikle en robot, der kan håndtere en dårlig proces, ja – men det bliver processen altså ikke bedre af.

Læs artikel: Frays fem gode råd om RPA

Lyt til medarbejderne

RPA handler altså om at kende sine processer, men også lytte til, hvad medarbejderne mener:

– Jeg har snakket nogle gange med Hjørring Kommune om automatisering ved hjælp af robotter, fordi de er interesseret i de gevinster, der er forbundet med dette. Jeg siger følgende til dem: kend jeres processer, og spørg jeres medarbejdere: "Hvad laver du hver dag, som efter din mening ikke giver værdi for dig og din faglighed, fordi du skal gentage en proces igen og igen og igen"?

Det er et rigtig godt sted at starte. Hvis medarbejderen selv synes, det er en træls proces, fordi den er manuel og er spild af tid og faglighed, vil vedkommende alt andet lige være meget motiveret for at udvikle en robot på det område.

En RPA-robot er principielt en virtuel kollega. Den har et password, og er den blevet inviteret ind i et eller andet Outlook-fællesskab, bliver den også inviteret til julefrokost.Direktør Trolle Klitgård Andersen, Statens Administration

For Trolle Klitgård Andersen er en robot principielt en virtuel kollega:

– Den har et password, og er den blevet inviteret ind i et eller andet Outlook-fællesskab, bliver den også inviteret til julefrokost.

Han pointerer, at de ikke ved, hvordan det ser ud om fem år, men de har gjort sig nogle tanker om det, fordi det kan frigøre eller udvikle nogle tanker til en anden faglighed, eller det kan forbedre fagligheden og dermed give et kvalitetsløft.

– Det betyder, at man også skal tænke på de timer, der frigives med RPA. Hvad skal de bruges til?

Hos os vil vi i første omgang bruge dem til at højne kvaliteten. Og så er der nogle serviceydelser, vi ikke yder til vores kunder i dag, som vi rigtig gerne vil yde fremover, siger Trolle Klitgård Andersen.

Statens Administration bruger UiPath som programmeringssprog til RPA-robotterne. Det gør deres søsterorganisationer i Sverige og Norge og København og Aarhus Kommune også.

Læs artikel: Tre store RPA-spillere dominerer markedet

Læs artikel: Få så sat de robotter i gang med arbejdet

Læs mere: Nu skal du automatisere med softwarerobotter