RPA: Hvert år håndterer medarbejderne i Aalborg Kommunes lønkontor op imod 12.800 indberetninger om dagpengerefusion i forbindelse med sygdom. Arbejdet er vigtigt, men trivielt, og tager tid fra arbejdet med at løse mere komplekse kerneopgaver.
Derfor har Aalborg Kommune nu i samarbejde med EG udviklet en RPA-robot, der kan håndtere hele arbejdsgangen i forbindelse med sygedagpengerefusion:
- Kvaliteten af arbejdet med håndtering af sygedagpengerefusioner i Aalborg kommune er blevet væsentligt forbedret. Opgaven bliver løst langt hurtigere, og mine kolleger får frigivet tid til deres kerneopgaver. Samlet set sparer softwarerobotten os 300 timer om året, så investeringen tjener sig allerede hjem det første år, siger lønkonsulent Jakob Andersen, Lønkontoret i Aalborg Kommune.
Håndtering af DP 133
Robotten er udviklet specielt til at håndtere de blanketter, som kommunen modtager fra KMD, DP 133, hvorfra data efterfølgende skal indtastes i kommunens eget lønsystem, valideres og bogføres, så de kan blive udbetalt til de enkelte arbejdsgivere.
Prøv DenOffentlige 2
DenOffentlige er nyheder, debat og videndeling uden betalingsmur.
Prøv vores nyhedsbrev og bliv opdateret på Danmarks udvikling og udfordringer hver dag.
Robotten har nu overtaget hele arbejdsgangen og skærer 1,4 minut af behandlingen af hver eneste indberetning. Selv om den har overtaget en række arbejdsopgaver på kontoret, er medarbejderne positive over for deres nye kollega, som de har døbt Vera:
- Måden, vi arbejdede på før, var ikke tidssvarende. I 2018 skal man ikke spilde tiden med at genindtaste cpr-numre fra en pdf og lede efter oplysninger til bogføring på nettet. Robotten er utroligt let at betjene, og vi sparer mange ressourcer ved at lade den håndtere arbejdet med sygedagpengerefusion. Robotten laver desuden færre fejl, så jeg har faktisk større tiltro til Vera end til mig selv, siger økonomimedarbejder Kirsten Nielsen, Lønkontoret, Aalborg Kommune.
Tre gode råd
Efter softwarerobotten er udviklet og sat i drift er Aalborg Kommune overbevist om, at andre kan få glæde af løsningen:
- Den softwarerobot, som vi har udviklet sammen med EG, kan med fordel anvendes i alle andre kommuner og regioner, hvor man arbejder med refusioner. Gevinsten vil naturligvis variere fra kommune til kommune, men i Aalborg Kommune har vi haft rigtig store gevinster ved at automatisere arbejdet med sygedagpengerefusion med en softwarerobot, siger Jakob Andersen, der har tre gode råd til andre kommuner, som vil i gang med RPA-teknologien:
- RPA-teknologien matcher både det offentliges behov og ressourcer. Derfor er mine gode råd til andre, der vil i gang, at man skal starte med at få kortlagt sine processer grundigt, vælge en enkel proces med stort besparelsespotentiale og så ellers bare komme i gang. For det er både let og billigt at komme hurtigt i gang, hvis man får gjort det nødvendige forarbejde, siger lønkonsulent Jakob Andersen, Lønkontoret, Aalborg Kommune.
