Kan du forestille dig, at skolen ikke inviterede til forældremøder eller skole-hjem samtaler? At der ikke blev holdt samtaler med jobsøgende? At der ikke blev holdt direktionsmøder, teammøder eller MED-møder med jævnlig kadence?
Læs mere fra Hammer & Hollænder
Hammer & Hollænder er organisationsentreprenører.
Læs mere om praktiske greb til at designe og gennemføre forandringer inden for den offentlige velfærdsproduktion.
Dine svar vil afhænge af dine forventninger til og egne erfaringer med, om der på møderne foregår noget vigtigt og meningsfuldt.
I offentlige organisationer holdes et utal af møder, og du har nok også fra tid til anden regnet på: “x antal deltagere, der nu bruger x timer på dette møde - og hvad kunne vi ikke have brugt tiden på i stedet!”. Og ja! - Vi skal tage alvorligt, at mødetid er potentiel spildtid. Samtidig vil vi også insistere på, at møder er en kerneproces i den offentlige velfærdsproduktion. Møder er en forudsætning for at løse kerneopgaven - som ofte er kompleks og sammensat.
Praktiske greb gør mødet produktivt - hold øje med flere bundlinjer
For at vurdere om et møde er eller vil være produktivt, skal du strække blikket længere end til de logistiske udfordringer. Vi har omsat Christian Basons (Direktør MindLab) fire bundlinjer for innovation til praktiske greb, der giver dig skarphed i dine forventninger til udbyttet og gør din egen mødeledelse produktiv.
- Effektiv drift. Tag ansvar for, at I bruger tiden effektivt, også selvom det bare drejer sig om 30 minutter. Praktiske greb der også får relativt kort mødetid til at slå til og give udbytte er: Gå hurtigt på mødet - det starter, når det starter og slutter, når det slutter. Styr mødet og skær igennem overfor gentagelser også når kæpheste rides rundt i cirkler. Konkluder og tydeliggør hvad sker der nu, hvem gør hvad - hvornår? Ha’ respekt for hinandens tid.
- Tilfredshed. Sørg for, at alle er tilstrækkeligt informeret om mødets formål, så de kan tage medansvar på mødet. Praktiske greb, der giver tilfredse mødedeltagerne er: Afstem forventningerne til mødet, ellers flyver forskellige dagsordener rundt i lokalet i forsøg på at finde mening. Sæt en klar ramme - hvad er til diskussion og hvad er ikke? Vær parat til at lytte og forklare og ikke bare gentage. Inviter og insister på relevant deltagelse.
- Resultater og effekt. Nå dét I skal, og tag ansvar for at mødet bringer opgaven videre. Praktiske greb til at holde snuden i opgavesporet er: Styr mødet, så I får produceret de relevante resultater fx en beslutning, hørt forskellige meninger, afprøvet hypoteser. Gør jer klart, hvordan resultatet skal møde hverdagen og virkeligheden. Hvem skal mærke en forskel, hvornår og hvordan? Beslut hvornår I følger op på, om I opnår den ønskede effekt. Undgå strudse-taktikken - hold hovedet højt og vær parat til dialog også ved evt. modstand. Gør mødet til et produktivt arbejdsrum.
- Aktivér og involvér. Tag bevidste, kritiske valg af hvem de nødvendige deltagere er, så opgaven når i mål. Praktiske greb der mobiliserer resurser indenfor og udenfor organisationen er: Hvem skal inviteres udover “Tordenskjolds soldater”? Forhold dig aktivt, til hvad I ikke-ved og få den viden repræsenteret på mødet. Vær tydelig på rollerne og opmærksom på mulige stridende interesser og sager. Vælg det bedste mødested - rådhuset er ikke altid bedst, selvom det er nemmest. Tag værtsskabet på dig og giv plads til ejerskab.
Læs også om MindLabs fire bundlinjer for innovation
Møder er velfærdsproduktionens kraftcenter og nervesystem
Alle er på jagt efter at få større værdi og mere for skattepengene. Der kaldes på mere inddragelse, tværgående samarbejde, innovation og løsninger, hvor der tænkes ud af boksen. Der er brug for at træde nye stier i den offentlige velfærdsproduktion, og det kræver mod og risikovillighed i ledelsesarbejdet.
Blandt andet professor Jakob Torfing peger på behovet for nytænkning og innovation i den offentlige sektors kerneydelser. Han siger, at der er brug for at fokusere på konkrete problemer og udfordringer og spørge åbent, hvem der kan hjælpe med at finde en løsning.
God ledelse er konstant på dagsordenen og nu aktualiseret med Ledelseskommissionen, der drøfter krav til, rammer og vilkår for ledelse. Mens kommissionen arbejder og debatten kører videre, skal du som leder bedrive god ledelse hver dag. Første skridt i at lykkes med missionen om bedre velfærdsproduktion er, at du som leder tager ansvaret for mere produktive møder på dig.
I mødesituationer har du sikkert erfaring med, at bundlinjerne strides: Effektiv drift, Tilfredshed, Resultater og effekt og Aktivering og involvering - hvad skal vægtes højest?!
Dét giver de praktiske greb ikke svar på, men de gør det muligt for dig at lede og styre møderne, så de bliver kraftcentre i organisationens maskinrum. Møder ligger ikke ved siden af - men midt i opgaverne. Møder giver dig mulighed for at være i kontakt med organisationens nervesystem. Det er her, du kan afstemme forventninger, få førstehånds erfaring med mulige reaktioner og tage højde for, hvordan forskellige interessenter bliver påvirket og kan komme med om bord.
Grib anledningen til god ledelse på dit næste møde, så de beslutninger, du står med lige nu, får de bedste betingelser for at blive omsat med både legitimitet og effektivitet.
