Få nye medarbejdere godt ombord

At tage godt imod en ny medarbejder kan sammenlignes med en flyrejse − og det engelske ord for processen er da også onboarding. Sørger man tilmed for, at den nye medarbejder har en spændende rejse, kan det aflæses flere steder i organisationen: Hun forsvinder ikke fra arbejdspladsen inden for de første år, som det ellers sker for hver fjerde nyansatte. Hun præsterer bedre og trives bedre, og det betyder mindre stress og måske også mindre sygefravær. Sidst, men ikke mindst, er hun loyal og engageret i arbejdet tidligt i forløbet.

De fleste gør det middelmådigt

Det er budskabet fra Christian Harpelund og Morten T. Højberg, forfattere til bogen ‘Onboarding − flyvende fra start’, hvor de hævder at onboarding stort set er fraværende på de danske direktionsgange.

− Man ved selvfølgelig godt, at der foregår en onboardingproces, selvom man måske ikke lige bruger det ord. Det, vi ser, når vi arbejder med onboarding i organisationer, er ikke, at processen er fraværende, men heller ikke, at man gør det megatjekket. Langt de fleste ligger et sted i midten. Man gør ‘noget’, men har ikke en systematisk og gennemtænkt tilgang til det, og der mangler fokus på kvaliteten. Der er derfor potentiale for at få meget mere ud af onboardingen, siger Christian Harpelund. 

Det hænger sammen med, at HR-funktionen på mange arbejdspladser er lidt af et stedbarn, mener han. Og at man generelt ikke tænker forretningsorienteret nok.

− HR tænker, at deres opgave er at gøre det rart for nye medarbejdere. De har et introprogram, som måske løber i 14 dage, og herefter er den nye medarbejder stort set overladt til sig selv og arbejdet − ude i en afdeling langt fra HR-afdelingen. Det er en organisatorisk udfordring, de fleste mangler at løse.

Dimensionerne for den gode onboarding er i øvrigt de samme, uanset om man er en stor eller en lille virksomhed, med eller uden HR-afdeling, slår Christian Harpelund fast.

− Oftest vil der være ‘mindre’, man skal præsentere den nye medarbejder for, hvis organisationen er lille, men opgaverne kan til gengæld være mere komplekse, og der vil ofte være flere opgaver, man skal klare selv. Desuden er budgetterne mindre, så man er mere sårbar over for fejlansættelser, og der kan være mindre plads til forskellighed, fejl osv. Så principperne i onboardingen er de samme.

Onboarding handler om følelser

Ifølge Christian Harpelund og Morten Højbjerg viser tørre tal, at i gennemsnit forlader 30 procent af alle eksternt rekrutterede medarbejdere deres nye arbejdsplads inden for to år. Og 22 procent af alle nyansatte, som forlader deres job, gør det inden for de første to måneder.

− Onboarding er derfor stærkt underprioriteret, når man ser på den værdi, det faktisk giver at integrere nye medarbejdere godt i virksomheden. Onboarding er dybest set en proces, der handler om følelser − om at sørge for, at det nye medlem oplever en meningsfuldhed, som sikrer en høj performance, motivation og engagement så tidligt som muligt. Og ikke − som vi ser mange steder − at pille al kreativitet og diversitet ud af den nyansatte for at få vedkommende til at ligne alle andre i organisationen.

Gå eller blive?

God onboarding forløber ifølge Christian Harpelund i de første seks måneder af ansættelsen.

− Det er ifølge forskningen efter seks måneder, at medarbejderen tager den endelige beslutning om at blive i organisationen. Vi kan måle, at de fleste har et dyk efter tre måneder. Her er ‘wau-effekten’ over at have fået jobbet aftaget, og man er begyndt at forstå alt det, man ikke forstod fra starten. Så her skal man som minimum have en dialog mellem leder og medarbejder om, hvordan forløbet har været indtil nu, og justere, hvis det er nødvendigt.

Formelt er tre måneder også tidspunktet, hvor prøveperioden udløber, og begge parter evaluerer. Det er ifølge Christian Harpelund et psykologisk vigtigt tidspunkt. Er der enighed om at fortsætte, skal de næste tre måneder være mindre tætpakkede med aktiviteter, men det betyder ikke, at onboardingen er slut.

− Det er meget vigtigt, at lederen hele tiden står parat til at hjælpe og holder øje med, hvad der foregår, også mellem den nye og de øvrige medarbejdere, for her finder jo også en onboarding sted.

Samme proces i små og store organisationer

Når det halve år er gået, er det vigtigt at markere, at nu er onboardingen slut. Lederen kan begynde at stille flere krav og bygge udviklingsaktiviteter på.

− Så skal folk nok komme ud af busken og sige, hvis forventningerne er for høje. Generelt er jeg fortaler for, at onboardingen ikke skal være så pleasende, men mere konfronterende, fordi folk søger udfordringer. Har du ikke udfordret dem nok, smutter de, siger Christian Harpelund.

En anden dimension i onboardingen er crossboarding − at bygge bro til en anden position i organisationen, en anden funktion, afdeling eller et andet niveau. Med andre ord starter talentspotting og -udvikling fra dag ét.

− Det skal lederen have øje for fra første færd, fordi det i høj grad handler om folks motivation. Hvis jeg som ny medarbejder håber på noget mere, vil jeg gå rigtig langt, hvis jeg kan mærke, at der er mulighed for det. Det håb skal lederen være med til at skabe, hvis hun kan se et strategisk potentiale hos den nyansatte, siger Christian Harpelund.

FAKTA: 6 dimensioner til at komme godt om bord 

Den nye medarbejder skal gå fra at ‘træde til’ over at passe ind, kende nogen, kunne selv, samarbejde, udvikle sig og bidrage for at slutte med at ‘høre til’.

•  Kultur − medarbejderen skal føle, at organisationen har en lang og meningsfuld historie

•  Regler − medarbejderen skal opleve dem som meningsfulde, derfor skal de sorteres og effekten forklares.

•  Netværk − en tryg base er vigtig, så de sociale rum og tilhørsforholdet skal opdyrkes.

•  Samarbejde − lederen skal facilitere teamprocessen, så den bedst muligt får den nyansatte ind i arbejdet.

•  Kompetencer − læringen skal sættes i system, så medarbejderen oplever, at organisationen er professionel og sætter læring højt.

•  Resultater − den nyansatte skal opleve mindst ét konkret resultat − stort eller småt − i løbet af den første måned.

Kilde: Onboarding − flyvende fra start. Christian Harpelund og Morten T. Højbjerg.

Artiklen har været bragt i Kost, Ernæring & Sundhed 11/2016