Bip, boop, pling, swush, ding.
I vores digitale tidsalder er der hele tiden ting, der vil have vores opmærksomhed, og derfor er det kærkomment nogle gang bare at slukke telefonen og computeren for en tid, så man kan få noget ro.
Men når man så åbner computeren eller telefonen igen, kan man være sikker på, at der ligger et hav af ubesvarede mails. Måske endda en, der kræver, at du går tilbage og finder en gammel mail med en vigtig vedhæftet fil.
Men du har over 1000 gamle mails liggende i din indbakke, og det er en næsten umulig opgave at finde lige netop den mail, du mangler.
Ja, emails er en fantastisk opfindelse, men med næsten ubegrænset lagerplads til de mange tekstbeskeder, kan det i løbet af årene blive særdeles svært at holde et overblik over, hvad der ligger hvor i den propfulde indbakke.
Derfor opfordrer Liz Gumbinner fra Cool Mom Tech nu Gmail-brugere til at bruge et bestemt trick, som kan gøre det langt mere overskueligt at have tusindvis af mails liggende.
Brug etiketter
Liz råder nemlig Gmail-brugere til at oprette etiketter, der svarer til årene, e-mailsne blev modtaget i. For eksempel "Indbakke 2022" eller "Indbakke 2023". Dette gør det nemt at finde og administrere e-mails fra specifikke tidsperioder.
Hvis du vil i gang med at indeksere dine mails, skal du gå ind i din Gmail-indbakke og skrive "in: label:inbox" i søgefeltet.
Derefter vælger du alle beskeder i din indbakke, tildeler dem en årsetiket, og arkiverer dem.
På den måde er emailen nu blevet markeret med en etiket, så du kan søge dem frem baseret på modtagetidspunktet.
Hvis du har lyst til at gå endnu mere i dybden med opdelingen, kan du faktisk tage denne metode skridtet videre.
Ved at bruge "Custom range" i søgeindstillingerne kan du oprette etiketter som "2023 Q1" for første kvartal af 2023. Dette giver dig en mere præcis tidsangivelse og en bedre fornemmelse af, hvornår specifikke e-mails blev modtaget.
Du kan også eksperimentere med at oprette etiketter baseret på indholdet af emails, såsom arbejdsrelaterede, personlige eller projektspecifikke etiketter. Målet er at skabe mindre bidder af emails for at holde dit arkiv organiseret og let søgbart.
