10 genveje til mere effektive møder – online og offline

1. Definer mødets formål og modtagere. Hvad er formålet med mødet? Hvem er mødedeltagerne, og hvad er deres behov og forståelsesrammer? Er de interesserede på forhånd, og er mødet relevant for alle? Inviter kun relevante mødedeltagere. Det er vigtigt, at mødet bliver skruet sammen med formålet for øje og med udgangspunkt i, hvad modtageren kan opnå ved at deltage i mødet. Husk at preframe den positive intention med mødet over for mødedeltagerne. 

2. Beslut ud fra mødets formål, emne og kontekst, om situationen kalder på et fysisk møde eller et online møde.

Er det et online møde, så overvej, om I udelukkende skal have lyd på, eller om deltagerne også skal kunne se hinanden eller blot den præsentationen, der bliver vist. Beslut også, om deltagerne skal mutes, mens der er oplæg.

3. Hvis der er videokamera på ved mødet, så vær bevidst om den nonverbale-kommunikation. Hav et åbent og imødekommende kropssprog og en behagelig og sikker sammenføring. Vær positiv, nærværende og med god indre energi. Man anerkender nonverbalt med sin mimik, når man nikker, smiler og har øjenkontakt.   4. Skab gerne variation ved møderne og gør brug af indslag, der gør kommunikationen fængende. Man kan også skabe en kultur, hvor der er faste check in- og check out-ritualer. Når deltagerne checker ind, siger de hej og kommer fx med input til dagens emne. Når de checker ud, opsummerer hver deltager, hvad han eller hun skal gøre til hvilken deadline, og fortæller desuden, hvad han/hun har fået ud af mødet. Det skaber nærvær og god stemning at samle op på mødet.    5. Hav en klar dagsorden, som fx er struktureret efter væsentlighed, så der tales om det vigtigste først. Send dagsordenen ud til mødedeltagerne i god tid, så alle har mulighed for at forberede sig til mødet. På den måde undgår man tidsspilde og sikrer, at alle har forudsætningerne for at tale med om det, der er på dagsordenen.

Preframe, hvad deltagerne skal forberede på forhånd, så bliver det lettere for introverte mødedeltagere at komme på banen. Anfør gerne et antal minutter ud for hvert punkt, og angiv, hvem der er ansvarlig. Skriv også gerne ud for hvert punkt, om det er til information, fælles refleksion eller et beslutningspunkt.   6. Få en handleplan på plads Inden hvert punkt afsluttes, er det vigtigt at få en handleplan på plads, så alle ved, hvem der tager action på hvad og hvornår.    7. Dokumenter forløbet Udnævn en referent, eller optag mødet, hvis det ikke er for langt.    8. Udnævn en dirigent, der faciliterer mødet. Det er vigtigt, at dirigenten preframer mødet, fx de positive intentioner med mødet og de praktiske detaljer. Det kan eksempelvis være, at deltagerne først bliver ”unmuted”, når de har markeret på computeren. Dirigenten skal sikre, at strukturen i dagsordenen bliver overholdt, og at stemningen til mødet er god.    9. Involver deltagerne. Stil masser af spørgsmål, og sørg for, at alle så vidt muligt bliver hørt. Giv mødedeltagerne en stor del af taletiden, hvis formålet med mødet er at skabe dialog, motivation og fælles forståelse.   10. Vis deltagerne, at der lyttes aktivt til deres input. Hvis der ikke er tale om en videokonference, er det vigtigt at bruge ord som ”ja”, og ”god pointe”, ”det kan jeg godt forstå” og ”hvad tænker I andre?”   Læs mere om offline vs online møder i den nye lærebog 'Sociale medier', der netop er udkommet på Hans Reitzels forlag.