Alle skal ikke kunne alt, men sammen skal vi kunne det hele

       Se en kort film om projektet under artiklen

Sådan lyder den overordnede rettesnor for den digitale transformation i Erhvervsministeriet. Medarbejderne er helt med på den digitale dagsorden, hvor alle dele af ministeriets maskinrum skal være en del af og drive den digitale transformation.

Erhvervsministeriets formål er at skabe konkurrencedygtige og innovative vækstvilkår i Danmark. 

”Det arbejder vi hele tiden på at blive bedre til. Og det er også formålet med vores digitale transformation, som både handler om, at vi skal implementere ny teknologi og at vores lovregulering skal tage højde for den digitale udvikling i samfundet. Vi skal forstå og omfavne den udvikling, der sker omkring os, for at fastholde vores relevans som ministerium,” siger Torben Skovgaard Andersen, administrationsdirektør i Erhvervsministeriets departement.

Digitale indsatsområder

Han fortæller videre, at Erhvervsministeriets Strategi 2025 rummer tre strategiske indsatsområder, når det gælder digitalisering: Ministeriet skal være digitaliseringsparat og i stand til at understøtte et stadig mere digitalt erhvervsliv. Det betyder, at lovregulering og sagsbehandling skal tænkes digitalt i udgangspunktet. Og så skal det blive bedre til at indsamle, behandle og analysere data og bruge det som fundament for udvikling af ny politik på ministerområdet.

Samtidig skal ministeriets medarbejdere have tidssvarende kompetencer inden for digitalisering, teknologi og agil opgaveløsning, så de kan leve op til kompetencekravene og nye måder at arbejde på. Endelig skal ministeriets arbejde kontinuerligt effektiviseres ved brug af nye digitale muligheder for at skabe mere for mindre.

Omfattende digital kompetencestrategi  

Ministeriets kompetencestrategi er fleksibel og danner en ramme, som åbner for, at man løbende kan iværksætte nye fokuserede programmer. Kompetencestrategien trådte i kraft den 20. december 2017, og det første program under strategien omhandler udvikling af digitale kompetencer. I det konkrete fondsstøttede kompetenceudviklingsprojekt har man valgt at fokusere på følgende tre af dette programs i alt fem hovedområder: Digitalt kompetenceløft af alle medarbejdere, etablering af en Disruption Taskforce og digital lederudvikling.

”Disse elementer bidrager tilsammen markant til at løfte vores digitale transformation. Kompetenceprocessen vil samtidig sikre, at vi har den nødvendige viden og de nødvendige kompetencer, så vi kan udforme love og rammer, der skaber rum for nye digitale forretningsmodeller ude i samfundet,” fastslår Torben Skovgaard Andersen.   

Ned ad digitaliseringshovedvejen

Kompetenceprojektet resulterer i et kompetenceløft af hele organisationen og omfatter i alt 215 medarbejdere i departementet fordelt på AC, HK og TAT. Med 165 medarbejdere udgør AC’erne den største gruppe.

”Og vi starter langt fra scratch,” pointerer Torben Andersen. ”Vi er både i Departementet og i vores syv styrelser og otte virksomheder allerede et godt stykke nede ad digitaliseringshovedvejen. Vi driver fx virk.dk, som er virksomhedernes massivt digitaliserede indgang til det offentlige. Finanstilsynet er et andet eksempel på en enhed under Erhvervsministeriet, som i stort omfang anvender digitale løsninger, der matcher digitaliseringen i den finansielle branche.”    

Mod, nysgerrighed og åbenhed

På trods af de relativt omfattende digitale erfaringer i Erhvervsministeriet, er den komplette digitale omstilling, ministeriet står overfor, en både stor og krævende udfordring, siger Mie Weile, projektleder og HR udviklingskonsulent i Koncern HR.

”Ingen kan sige præcis, hvad en digital transformation er, fordi det foregår lige nu og ikke har været prøvet før. Det er vores holdning, at de vigtigste nye kompetencer og drivere, som er nødvendige for, at medarbejderne kan være med i transformationen og udvikle et digitalt mindset, er mod, nysgerrighed og åbenhed. Udover at tilegne sig en bred forståelse for de forandringer, digitaliseringen fører med sig, handler det om at turde være eksperimenterende og favne de nye teknologiske muligheder og agile arbejdsmetoder,” fastslår hun.    

Learning by doing

Mie Weile lægger ikke skjul på, at en af de store udfordringer i projektet netop er, at der ikke er nogen, der har gjort det før. Derfor er der heller ikke nogen, der kan give en opskrift på, hvordan man skal klædes på kompetencemæssigt.

”På den baggrund har vi besluttet, at vi bl.a. vil uddanne udvalgte medarbejdere, der får en rolle som digitale ambassadører, så de får ekstra viden inden for forskellige teknologiområder og ved, hvad de enkelte teknologier kan anvendes til. Det vil gøre dem i stand til at drive en udvikling og blive sparringspartnere i forhold til, hvordan vi kan digitalisere på deres specifikke fagområder, så vi bl.a. imødekommer omverdenens behov bedst muligt, tilpasser lovprocessen og udvikler tidssvarende lovgivning,” siger hun og fortsætter:    

”Agile arbejdsmetoder vil få en vigtig rolle på Erhvervsministeriets område i fremtiden. Vores kompetenceudviklingsprojekt er også baseret på en agil og eksperimenterede tilgang, netop fordi området er nyt. Der findes ikke standardkonsulentpakker, vi kan bruge, fordi en organisationsudvikling med øget digitalisering og alt, hvad der følger med, nødvendigvis må være fokuseret på de helt særegne vilkår i den enkelte organisation. Vi er derfor nødt til at designe vores eget forløb.” 

”Vi skal have modet til at afklare, hvad det egentlig er, vi har brug for på de forskellige fagområder. Og så skal vi trække på medarbejdernes og ledernes viden for at implementere de nye løsninger i en virkelighed, hvor de teknologiske muligheder hele tiden udvikler sig,” siger Mie Weile.        

Engagerede medarbejderne

Ministeriets medarbejdere er helt med på den digitale dagsorden, pointerer Søren Bøllingtoft Knudsen, fuldmægtig i Erhvervsministeriets departement, tillidsrepræsentant for AC-gruppen og medlem af kompetenceprojektets styregruppe.

”Digitaliseringen er i fuldt sving, og der er ingen, der er uenige i, at det er noget, vi skal satse markant på. Selvom kompetenceprojektet er i opstartsfasen, er der allerede gang i flere gode aktiviteter,” siger han og slår fast, at det ikke kun er et digitaliseringskontor, der skal arbejde og tænke digitalt. Alle dele af ministeriets maskinrum skal være en del af og drive den digitale transformation.  

”Ambitionen er at skabe en ret omfattende kulturforandring. Tænk på et køkken: Her er dit redskab et blus, som du skal kunne håndtere, og kogebogen er dit sprog og din indgang til madlavningen. Men det er først, når du mestrer både redskab og sprog, at du kan begynde at tænke sammenhængende madoplevelser, hvor redskaber, ingredienser og teknikker bringes i spil på nye måder, så vores sanser udfordres,” siger Søren Bøllingtoft Knudsen og fortsætter:

”I den digitale verden er redskabet din computer og sproget består af koder, og det er først, når du mestrer begge dele, at du kan se nye muligheder for at løse opgaver klogere og bedre. Det er netop dette ”digitale mindset”, som kompetenceprojektet søger at opdyrke på alle niveauer i ministeriet.”

Sund skepsis

Ifølge Søren Bøllingtoft Knudsen er både han selv og kollegaerne utålmodige og også delvist skeptiske over for digitaliseringsprojektet. Utålmodige, fordi digitaliseringen buldrer af sted, og alle gerne vil om bord, og skeptiske, fordi de er opmærksomme på, at projektet ikke må blive varm luft.

”Ministeriet er fyldt med ambitiøse og kloge hoveder, som også har en sund kritisk sans. Når de hører, at vi skal arbejde intensivt med digitalisering, spørger de straks ”hvordan?”. Og netop fordi vi lægger skinnerne, imens toget kører, bliver svaret hurtigt lidt procesagtigt og knap så entydigt, som man kunne ønske. Ikke desto mindre tror jeg på, at vi er på den helt rette vej med kompetenceudvikling til både ledere og medarbejdere og et fælles sprog om digitalisering,” siger han og tilføjer, at medarbejderens kritiske tilgang er sund, fordi det netop er vigtigt, at der sættes handling bag ordene, og fordi digitaliseringstiltag ikke er snuptagsløsninger.

”Vi skal bruge de nye muligheder klogt og uden at forringe kvaliteten af opgaveløsningen,” fastslår Søren Bøllingtoft Knudsen.     

Medarbejderne er Co-Creators

Mie Weile fortæller, at medarbejdere og ledere er centrale i forhold til at udforme de enkelte udviklingstiltag, ligesom der også er søgt inspiration hos både forskere og i andre offentlige og private organisationer, som er i gang med digital transformation. For tiden etableres der aftaler med nogle af de konsulenter og eksperter, som vil bidrage indenfor de forskellige udviklingstiltag herunder fx inspirationsmøde om machine learning, foruden workshops om big data, strategiseminarer og lederudviklingsforløb.

”Alt sammen med det formål at fremme det digitale mindset hos medarbejderne, der fungerer som Co-Creators på vores strategiseminarer i forhold til at afdække digitaliseringsbehovene på de enkelte fagområder. Sideløbende med projektet kører vi medarbejderkurser i bl.a. agile arbejdsmetoder,” siger hun og tilføjer, at man i kompetenceprojektet også er begyndt at tage sin egen medicin – man streamer fra inspirationsmøderne og videndeler på den måde med alle interesserede i Erhvervsministeriets styrelser og virksomheder.

Disruption Taskforce og digitale ambassadører 

Som led i den digitale transformation har Erhvervsministeriet etableret en såkaldt ”Disruption Taskforce”, som er en tværgående enhed med mandat til at udfordre husets eksisterende logikker, vaner og tankegange og identificere nye muligheder.

”Taskforcen, der fortrinsvis skal arbejde med at indtænke den digitale transformation i departementet og de tilknyttede styrelser og virksomheder, samarbejder med udvalgte digitale ambassadører fra alle styrelserne og områderne i departementet. Tilsammen spiller de en hovedrolle for realiseringen af den digitale transformation,” siger Torben Skovgaard Andersen og tilføjer, at kompetenceprojektet rummer en særlig indsats for medarbejderne i taskeforcen og ambassadørerne med bl.a. kurser i teknologividen og håndtering af ambassadørrollen, så de bliver rustet til at håndtere den vigtige opgave.   

Lederne bliver klædt på

Torben Skovgaard Andersen fortæller videre, at der i regi af kompetenceprojektets lederudviklingsdel er etableret en følgegruppe, som består af departementets kontorchefer, der diskuterer og kommer med bud på, hvilke kompetencer, de har behov for, for at kunne drive den digitale dagsorden og transformation.

De har både ønsket teori og hands-on-erfaringer i forhold til de nye teknologier, så de får forståelse for, hvordan de kan benytte fx big data på deres respektive områder. Samtidig bliver de rustet til den forandringsrolle, de har, og til de nye metoder og forretningsgange, der bliver resultatet af den digitale transformation.

Vigtig toplederforankring  

Torben Skovgaard Andersen pointerer, at man i kompetenceprojektet tager højde for, at medarbejderne er på forskellige vidensniveauer i forhold til digitalisering. Og han refererer ministeriets departementschef Michael Dithmer for en udtalelse om, at ”alle skal ikke kunne alt, men sammen skal vi kunne det hele”, der siden er indskrevet i kompetencestrategien.  

”Den sætning er en utrolig god rettesnor for digital transformation i vores og sikkert også andre organisationer. Pointen er, at vi alle sammen skal med i den digitale omstilling, men på forskellige måder alt efter vores forudsætninger og arbejdsopgaver,” siger han og fortsætter:

”Det er også vigtigt at sige, at den digitale transformation i Erhvervsministeriet er toplederforankret. Det understøtter, at det er helt naturligt i organisationen, at man arbejder med og forholder sig til digitalisering, og det sikrer, at vi indtænker digitalisering overalt, hvor det giver mening,” siger Torben Skovgaard Andersen.

Konkrete digitaliseringsfordele

Søren Bøllingtoft Knudsen giver to konkrete eksempler på fordelene ved at digitalisere i Erhvervsministeriet. 

”Man kan forestille sig en grundejer, der ønsker at opføre en carport. Det kræver en myndighedstilladelse, som afhænger af mange faktorer, herunder bl.a. husets beliggenhed på grunden og grundens beliggenhed i byen eller på landet. I stedet for at sende en ansøgning til kommunen, som så må sætte systemet i gang med at oplyse sagen og træffe afgørelse, kan man forestille sig, at alle forhold omkring grunden er digitaliseret, så borgeren med få klik kan få svar på sine spørgsmål digitalt – og måske ligefrem på længere sigt få tilladelse til at opføre carporten digitalt,” siger han og går videre til endnu et eksempel.

Det drejer sig om Nævnenes Hus i Viborg, der sekretariatsbetjener omkring tyve statslige nævn, hvor borgerne kan indanke klagesager. Hvis en sag fx har noget med et skel at gøre, er proceduren i dag, at hele det pågældende nævn på 15-20 medlemmer drager ud til den relevante mark for at vurdere sagen. Nævnsmedlemmerne gør deres noter på stedet og drager derefter retur til mødelokalet, hvor de træffer deres afgørelse på baggrund af det, de har observeret i felten.

”Nævnenes Hus har allerede taget moderne droneteknologi i brug på en smart måde. Konkret fungerer det sådan, at én medarbejder tager ud til det sted, der skal besigtiges, og overflyver og gennemfotograferer området med en drone. Når nævnet er samlet, kan videooptagelserne fra overflyvningen afspilles og danne grundlag for nævnets afgørelse. Samtidig kan optagelserne gemmes, så de senere kan genbruges, hvis det bliver nødvendigt. Her bliver grundlaget for nævnets afgørelser mere detaljeret, samtidig med at sagsbehandling bliver både hurtigere og billigere,” siger Søren Bøllingtoft Knudsen, der fastslår, at det netop er den type af effektiviseringer og kvalitetsforbedringer, ministeriet ønsker at skabe alle steder, hvor det er muligt.

Medarbejderne bliver mere efterspurgte  

Søren Bøllingtoft Knudsen er glad for, at digitaliseringsdagsordenen er for alle i ministeriet, og han mener, at den øgede digitalisering vil kunne påvirke medarbejdernes engagement og arbejdsglæde positivt.

”Det er godt, at ministeriets topchefer ikke er bange for at slå fast, at digitaliseringsdagsordenen også øger den enkelte medarbejders værdi på arbejdsmarkedet – både i og uden for staten. For det er der ingen tvivl om. Ministeriet er fyldt med ambitiøse og dygtige folk, der brænder for deres faglige område og gerne vil være med til at skabe rammerne om den kloge samfundsudvikling. Det er også derfor, jeg er tør sige, at jeg er overbevist om, at digitaliseringsprojektet er den helt rigtige investering. Og når vi for alvor begynder at se, at de digitale løsninger fungerer for borgere, virksomheder og kommuner, vil det digitale mindset brede sig endnu længere ud i Erhvervsministeriets organisation.”

Voksende digital modenhed 

Torben Skovgaard Andersen fremhæver, at det allerede er muligt at se resultater af den digitale udviklingsproces i Erhvervsministeriet, herunder af det konkrete kompetenceudviklingsprojekt. Det fremgik på ministeriets årlige toplederdøgn, hvor samtlige topledere mødtes i 24 timer og drøftede forskellige temaer, siger han.  

”Det er nu tredje år i træk, at vi har digitalisering på dagsordenen. Det første år havde vi et overordnet fokus på, hvad digitaliseringen betyder for os. Sidste år analyserede og diskuterede vi konkrete digitaliseringstiltag i ministeriet, og i år talte vi dataetik og it-sikkerhed. Det er tydeligt at mærke den øgede digitale modenhed, der er vokset frem i Erhvervsministeriet på de tre år. Det ser jeg som et godt fundament for den omfattende digitalisering, vi står foran i de kommende år,” slutter Torben Skovgaard Andersen.  

Fondsstøttet kompetenceprojekt

Erhvervsministeriets kompetenceudviklingsprojekt har modtaget fondsstøtte fra de statslige overenskomstparters tidligere fond, Fonden til Udvikling af Statens Arbejdspladser. De statslige overenskomstparters fælles sekretariatet til kompetenceudvikling, Kompetencesekretariatet, har desuden ydet rådgivning i projektets tilblivelse.