For at sikre lønmodtagernes overholdelse af en maksimal ugentlig arbejdstid på 48 timer, et ugentlige fridøgn og 11 timers daglig hviletid, blev en ændring af arbejdstidsloven i januar vedtaget af Folketinget.
Nu træder ændringen i kraft.
Det betyder, at arbejdsgivere skal have implementeret et arbejdstidsregistreringssystem, der afdækker, hvor mange timer medarbejderne arbejder.
Skal man sikre korrekt registrering, er det ifølge Lisbeth Lindorff Riis, chef for den juridiske afdeling i Azets, der bistår virksomheder med rådgivning og assistance til løn, HR og økonomi, afgørende, at arbejdsgiverne får defineret, hvad der hører ind under arbejdstiden.
"Det er vigtigt at få defineret og formidlet til medarbejderne, hvornår arbejdstiden begynder og slutter. Er det, når man sidder i toget på vej til mødet, eller først når man er ankommet til mødet? Når arbejdsgiver og arbejdstager har forskellige forståelser af arbejdstiden, er der risiko for skæv arbejdstidsregistrering, og det vil efter den 1. juli betyde en vis sandsynlighed for overtrædelse af arbejdstidsloven, som principielt i sidste ende kan resultere i et krav om betaling af godtgørelse til medarbejderen," pointerer Lisbeth Lindorff Riis.
For at sikre overholdelsen af den nye lov anbefaler Lisbeth Lindorff Riis derfor udover registreringssystemet også at implementere en arbejdstidsreguleringspolitik, der tydeligt definerer, hvad arbejdstiden er, så medarbejderne ikke er i tvivl.
Frie rammer inden for registreringen
Den nye arbejdstidslov stiller en række krav til arbejdstidsregistreringen, som arbejdsgiveren skal overholde. Medarbejderne skal have fri adgang til at tilgå systemet for registrering af arbejdstid, og så skal oplysningerne gemmes i fem år. Den nye lov giver dog den enkelte arbejdsgiver frihed til at vælge det system, der passer bedst til virksomhedens behov.
"Tidsregistreringen kan foregå manuelt i et excel-dokument, i en app eller ved at indføre et stempel ind og ud-system. Det er op til den enkelte virksomhed at vælge den løsning, der er bedst for dem," fortæller Lisbeth Lindorff Riis og tilføjer, at arbejdsgiveren med fordel kan inddrage medarbejderne og involvere dem i beslutningen om, hvilket tidsregistreringssystem der skal anvendes:
"Man kan også sagtens nøjes med at registrere afvigelser fra den faste arbejdstid, så medarbejderne kun behøver at registrere, når arbejdstiden ændrer sig."
Ny lov giver sidegevinster
Selvom lovændringen på den korte bane betyder mere arbejde for virksomhederne, skal arbejdsgiver ifølge Lisbeth Lindorff Riis se lovændringen som en oplagt mulighed for et optimere arbejdsprocessen i forhold til lønkørsel.
"Nogle vil måske se det som en unødvendig ændring i arbejdsgangen, men en korrekt tidsregistrering muliggør korrekt aflønning, optimerer arbejdsprocesser og ressourcefordeling og er derudover med til at skabe tryghed hos medarbejderne. Derfor kan det sagtens ende med en række gevinster for virksomhederne at indføre arbejdstidsregistreringen - f.eks. færre fejl i lønkørslen," fortæller hun.
Vigtig viden om den nye lov
Lovændringen træder i kraft den 1. juli, hvor alle arbejdsgivere skal have oprettet et arbejdstidsregistreringssystem og defineret arbejdstiden for medarbejderne.
Ændringen af arbejdstidsloven blev vedtaget tilbage i januar for at sikre, at lønmodtagerne overholder reglerne om en maksimal ugentlig arbejdstid på 48 timer, et ugentligt fridøgn og 11 timers daglig hviletid.
Den ugentlige arbejdstid på 48 timer skal ses som et gennemsnit hen over en referenceperiode på fire måneder, hvor ferie, feriefridage og sygdom ikke tæller med. Har man ferie eller sygdom udvides referenceperioden tilsvarende.
7 anbefalinger til arbejdsgiveren ved den nye lov
Brug den nye arbejdstidsregistreringslov til at italesætte vigtigheden af korrekt arbejdsregistrering.
Find én samlet løsning til fraværs- og arbejdstidsregistrering.
Indfør afvigelsesregistrering ift. normtid – hvis ingen registreringer, så gælder normtid.
Opdater medarbejderhåndbog ift. retningslinjer for afvigelsesregistrering.
Ledelsen skal forholde sig til medarbejdernes arbejdstidsregistrering.
Der skal være tydelig kommunikation om det nye system på intranet evt. kombineret med webinar.
Implementér registreringssystemet hurtigst muligt og før den 1. juli, hvor registreringerne skal gå i gang.
